Эффективный контракт: как автоматизировать KPI-управление в ВУЗах

Введение

Эффективные контракты давно стали важным инструментом управления в образовательных учреждениях. Их внедрение направлено на повышение оплаты труда сотрудников, улучшение качества образования, а также укрепление престижа профессии преподавателя и самого вуза. По сути, эффективный контракт — это инструмент стимулирования за сверхусилия, выходящие за рамки обычной нагрузки.

Тем не менее вузы, как уже работающие по эффективным контрактам, так и только планирующие переход, сталкиваются с рядом серьёзных вызовов. Во-первых, отсутствует стандартизированный перечень показателей: их много, и для каждого сотрудника формируется индивидуальная комбинация в зависимости от профиля работы — научной, образовательной, воспитательной, международной и т.д. Мы встречали более сотни различных показателей, а возможные комбинации могут исчисляться десятками тысяч.

Во-вторых, показатели преподавателя должны быть согласованы с целями и задачами вуза, что требует точной логики и прозрачных связей. Оценка результатов осложняется необходимостью подтверждения (например, загрузки публикаций, патентов и других материалов), при этом каждому показателю присваивается определённый вес. Часто над одним результатом работает несколько сотрудников, и система должна учитывать их вклад и ставку.

Дополнительные сложности вызывает сопротивление изменениям: преподавателям бывает трудно понять, какие требования к ним предъявляются и от чего зависит итоговая премия. При этом важно учитывать не только показатели эффективного контракта, но и регулярные обязанности, закреплённые за сотрудником.

Для решения этих задач используется онлайн-сервис «1С: Управление по целям и KPI». Он позволяет централизованно вести библиотеку показателей, настраивать алгоритмы расчёта результатов и премий, а также повышать прозрачность и управляемость системы стимулирования сотрудников.

         Рис.1. Сервис «1С: Управление по целям и KPI»

Почему это удобно

Ключевым элементом системы является наличие личного кабинета сотрудника. Работа с системой доступна всем категориям персонала вуза, включая преподавательский состав и иные подразделения. Доступ к функциям системы разграничивается в зависимости от должности и роли пользователя в организационной структуре учреждения.

Организационная структура, реализуемая в системе, настраивается в соответствии с фактическим управленческим устройством вуза:

• Учитывается возможность расхождения между юридически закреплённой и реально действующей структурами.

• Поддерживается моделирование структуры с учётом филиалов, направлений и институтов.

• В процессе интеграции объединяются различные кадровые базы филиалов.

• Настраиваются процедуры согласований и автоматических оповещений.

• Формируется стратегия вуза, которая связывается с индивидуальными целями и показателями сотрудников.

• В системе реализован механизм расчёта вознаграждений и самих показателей результативности, а также при необходимости ведется учёт рабочего времени.

• Дополнительно предусмотрено формирование аналитических отчётов.

Система позволяет учитывать показатели, входящие в состав эффективных контрактов, используемых в практике высших учебных заведений.

Рис.2. Функционал сервиса «1С: Управление по целям и KPI»

Как вести учёт эффективных контрактов в системе

На сегодняшний день часть высших учебных заведений уже внедрили практику использования эффективных контрактов, в то время как другие только готовятся к переходу на данную модель. Эффективные контракты, как правило, включают в себя обширный перечень показателей, представленных в виде объемных таблиц, содержащих методику расчёта и критерии оценки. В рамках системы «1С: Управление по целям и KPI» основное внимание уделяется анализу внутренних регламентов и положений вуза с последующей классификацией показателей по трём основным категориям.

Рис.3. Классификация показателей по трём основным категориям.

Первая категория — это KPI-показатели, имеющие количественное выражение и поддающиеся измерению, с наличием чётко установленного планового и фактического значения.

Вторая категория — проверяемые показатели — отражает задачи, выполнение которых может быть зафиксировано бинарно: «выполнено» или «не выполнено». К ним, как правило, относятся действия, связанные с научной и публикационной активностью, например, написание статей.

Третья категория — оцениваемые критерии — охватывает те показатели, которые требуют экспертной оценки на основе положений и регламентов, действующих в образовательной организации

Проблемы ручного учета показателей

Сложности при ручном ведении эффективных контрактов и KPI обусловлены, прежде всего, вариативностью и многообразием самих показателей. В зависимости от научной области — гуманитарной или технической — наборы показателей могут значительно отличаться. Кроме того, учитываются различные направления деятельности: образовательное, научное, воспитательное. Возможные комбинации этих направлений и видов деятельности практически не поддаются исчерпывающей классификации.

Одним из затруднений является необходимость корректной оценки коллективной работы. Например, при создании научной публикации над одним проектом может работать несколько сотрудников, и требуется определить вклад каждого из них.

Дополнительной проблемой является сопротивление сотрудников внедрению новых цифровых решений. Преподаватели и административный персонал зачастую перегружены различными системами: личными кабинетами, журналами и другими информационными платформами. Внедрение ещё одного инструмента вызывает настороженность и требует специальной работы по адаптации пользователей.

Рис.4. Проблемы ручного учета показателей

Функциональные возможности системы для преподавателей

В рамках внедрения системы «1С: Управление по целям и KPI» предусмотрено формирование совместной библиотеки показателей и справочников, а также настройка алгоритмов расчёта соответствующих показателей. Разработаны пользовательские интерфейсы, ориентированные на преподавательский состав, с целью обеспечения простоты доступа к данным, их ввода и анализа. Интерфейс реализован на платформе 1С, имеются также упрощённые версии, созданные на базе 1С: Элемент.

Рис.5.Функциональные возможности системы «1С: Управление по целям и KPI»

В личном кабинете преподавателя отображается индивидуальный перечень показателей, закреплённых за ним, включая плановые и фактические значения, а также процент выполнения по каждому показателю. Преподаватель получает возможность регулярно отслеживать свои результаты. Степень детализации представленных данных может быть задана индивидуально.

Рис.6.Личный кабинет преподавателя

В случае работы с количественными показателями предоставляется доступ к их расшифровке и описанию, а также к настройке источников данных, необходимых для автоматизации процесса. Например, в Тюменском государственном университете преподаватели уже ведут часть данных в других системах, и они автоматически передаются в решение на базе 1С.

Рис.7. Карта целей

Индивидуальные цели и задачи, такие как количество проведённых профориентационных мероприятий, фиксируются вручную. Преподаватель может самостоятельно отчитаться по конкретной задаче, прикрепив подтверждающие материалы. В зависимости от требований, это может быть титульный лист научной публикации или ссылка на международный ресурс. Все вложенные документы сохраняются в системе и могут быть использованы для последующего анализа и контроля

Рис.8. Интерфейс личного кабинета

Автоматизируйте расчет премий и мотивационных выплат

Система поддерживает настройку автоматизированных расчётов премий, как по результатам выполнения KPI, так и в рамках эффективных контрактов, где предусмотрены дополнительные стимулирующие выплаты. Алгоритмы расчёта часто отличаются высокой степенью сложности и интегрируются непосредственно в программную среду, что обеспечивает прозрачность начислений и минимизирует влияние человеческого фактора.

Преподаватель получает возможность в личном кабинете ознакомиться с начисленными премиями, а также формировать расчётные листы на их основе. Таким образом, система обеспечивает полный цикл работы с мотивационными механизмами на базе зафиксированных показателей результативности.

Рис.9.  Автоматизированный расчёт премий

Интеграция с другими информационными системами

Система «1С: Управление по целям и KPI» поддерживает интеграцию с кадровыми информационными системами, что позволяет выстраивать актуальную организационную структуру вуза и автоматически получать данные, необходимые для расчёта премиальных выплат. Источниками данных могут выступать в том числе электронные таблицы (формата Excel), BI-системы, а также другие программные решения, как на платформе 1С, так и внешние. Это обеспечивает комплексный сбор информации, необходимой для расчёта KPI, с целью минимизации человеческого фактора, снижения ошибок и уменьшения административной нагрузки на сотрудников.

Рис.10. Интеграция с другими информационными системами

Согласовывайте цели и подводите итоги

Особое внимание в системе «1С: Управление по целям и KPI» уделяется процессу согласования целей и результатов. В университетской практике часто возникает необходимость в утверждении планов и задач различными уровнями управления — от ректора до линейного персонала. В этих целях настраиваются маршруты согласований, которые позволяют отслеживать этапы рассмотрения и утверждения целей, а также подведения итогов.

Рис.11. Контроль процесса планирования

Также можно настроить настройки индивидуальных рабочих взаимодействий в формате встреч «один на один» (one-to-one), заимствованная из коммерческого сектора. Данный формат применяется в ряде вузов, однако широкого распространения пока не получил.

Рис.12. Встречи one-to-one по оценке результативности

Некоторые руководители высшего звена, в частности ректоры, используют возможность прямого общения с сотрудниками — посредством сообщений, звонков и обсуждения текущих результатов. Для обеспечения прозрачности и управляемости процессами система предоставляет инструмент для отображения информации по результатам деятельности сотрудников в разрезе команд, направлений или филиалов. Все данные могут быть визуализированы на едином экране.

Рис.13. Индикаторы результативности команды

Аналитика и визуализация для администрации

Система «1С: Управление по целям и KPI» включает в себя конструктор отчетов, позволяющий формировать как табличные, так и визуализированные формы аналитики.

Рис.14. Конструктор для настройки отчётов

Эти отчеты настраиваются индивидуально в зависимости от задач, стоящих перед конкретными представителями администрации — будь то ректор, проректор или руководитель подразделения.

Рис.15. Конструктор для настройки отчётов

Возможности визуализации адаптируются под потребности администрации, обеспечивая высокую степень наглядности и доступности информации для принятия управленческих решений.

Рис.16. Табличные и визуализированные формы аналитики

Заключение

Система «1С: Управление по целям и KPI» предоставляет вузам мощный инструмент для цифровизации управления, оценки результативности и повышения мотивации сотрудников. В рамках представленного решения обеспечивается полная автоматизация ключевых процессов: от постановки целей и оценки показателей до расчета премий и формирования отчетов. Разработчики открыты к взаимодействию с вузами, включая проведение демонстраций системы и предоставление консультаций.