«Вы должны срочно что-то придумать – через год доступ к глобальной HR-системе будет закрыт». Такой новостью штаб-квартира фармацевтической компании ЭГИС-Рус застала российскую HR-команду врасплох.


На протяжении нескольких лет компания использовала систему оценки результативности по KPI, к которой сотрудники уже привыкли. Но в сентябре прошлого года пришло неожиданное известие: доступ к глобальной системе закрывается, и ЭГИС-Рус должен самостоятельно найти ей замену.

«Это был шок. Мы привыкли к определенному порядку, знали, где какие кнопки нажимать, куда смотреть, а теперь нам нужно было сделать что-то новое – и не просто на том же уровне, а лучше», – рассказывает Екатерина Чувашова, руководитель группы по компенсациям, льготам и системам отдела персонала.

HR-отдел и IT-команда тут же начали экстренный мозговой штурм. Требовалось найти платформу, которая не только заменит старую систему, но и сможет расширяться, охватывая новые процессы: от оценки достижения KPI до управление карьерными планами и развитием сотрудников.

«У нас не было права на ошибку. Мы не могли позволить себе внедрить неудобную или сложную систему. Нам нужна была платформа, в которой наши сотрудники легко разберутся, даже если впервые её увидят».

Так начался путь к поиску оптимального решения.

Какие сложности нужно было преодолеть?

В первую очередь, команда определила, какие именно требования должна была удовлетворять новая система. Было несколько принципиальных и важных задач:

• Плавный переход. Сотрудники не должны испытывать стресс при смене платформы. Новый инструмент должен быть интуитивно понятен, а его интерфейс – максимально похож на предыдущий.
  

• Гибкость и возможность кастомизации. Платформа должна адаптироваться под особенности компании: разные уровни сотрудников, индивидуальные KPI и функциональные компетенции.
  

• Прозрачность процессов. Руководители должны в любой момент видеть, на каком этапе находится оценка сотрудника, а при необходимости – вмешаться и скорректировать процесс.
  

• Двуязычный интерфейс. Так как часть сотрудников взаимодействует с глобальной штаб-квартирой, система должна поддерживать мгновенное переключение между русским и английским языками.
  

• Комплексная оценка сотрудников. Не только KPI, но и поведенческие и функциональные компетенции должны стать частью оценки.

«Мы хотели не просто измерять результаты работы, но и понимать наших сотрудников: где им нужна помощь, какие навыки требуют развития, какие шаги можно предпринять для роста каждого специалиста».

Старой системой пользовались более 400 сотрудников компании, и любой сбой мог привести к серьезным проблемам. Ошибки в оценке могли отразиться на выплате бонусов, развитии сотрудников и даже мотивации команды. Поэтому в процессе выбора и разработки HR-отдел действовал максимально продуманно.

Почему выбрали ТопФактор?

Перебрав множество вариантов, команда Эгис-Рус остановилась на ТопФактор.

«Этот продукт нас сразу зацепил тем, что это не просто "коробочное" решение. Нам показали реальные кейсы, примеры успешного внедрения, и главное – ТопФактор уже работал с задачами, похожими на наши. Они не просто предлагали стандартную систему, а были готовы адаптировать её под наши нужды».

Решение соответствовало всем ключевым требованиям компании:

• Универсальность. В систему можно было интегрировать не только KPI, но и другие HR-процессы: аттестацию, контроль испытательного срока, планирование развития сотрудников.
  

• Гибкость. ТопФактор позволял кастомизировать настройки: изменять процессы, добавлять свои метрики и настраивать алгоритмы оценки.
  

• Простота в использовании. Сотрудники легко переходили на новую систему, так как интерфейс был логичным и интуитивно понятным.
  

• Возможность взаимодействия с 1С. Это стало важным фактором, так как кадровая система ЭГИС-Рус работает на платформе 1С:Предприятие, и требовалось обеспечить бесшовную интеграцию.
  

• Поддержка двух языков. Возможность быстрого переключения между русским и английским интерфейсом позволила без проблем взаимодействовать с международной командой.

 «Нам нужно было не просто программное обеспечение, а инструмент, который будет работать на нас, а не наоборот», – вспоминает Екатерина.

Как проходило внедрение?

Понимая, что на переход у них менее года, команда ЭГИС-Рус детально проработала план проекта, где важен каждый этап.

     1. Исследование и анализ. Изучили старую систему, выделили её сильные и слабые стороны, собрали отзывы сотрудников, чтобы понять, чего не хватает.
    
     2. Определение структуры новой системы. Разработали требования и представили, как должна выглядеть идеальная платформа.
    
     3. Тестовый запуск. Включили небольшую группу сотрудников, чтобы проверить удобство интерфейса и устранить недочеты.

     4. Обучение команды. Провели несколько этапов тренингов, создали понятные инструкции и гайды. 

     5. Полномасштабный запуск. Система начала работать 2 сентября 2024 года, а к ней подключились все 400+ сотрудников компании.

«Около 9 месяцев занял проект, чтобы построить систему, которая не просто выполняет задачи, а помогает людям работать эффективнее».

Что изменилось после перехода?

Результаты не заставили себя долго ждать.

• Полная прозрачность процессов. Руководители в любой момент могут отслеживать, на каком этапе находится оценка каждого сотрудника.   

• Сокращение времени на проведение оценки. Теперь процесс проходит на 40% быстрее, так как больше не требует ручного вмешательства.
  

• Рост вовлеченности сотрудников. Благодаря удобному интерфейсу и возможности самооценки, сотрудники активнее участвуют в процессе оценки и планирования своего развития.
  

• Гибкость и адаптивность. Теперь HR-отдел может вносить изменения в систему без привлечения разработчиков, подстраиваясь под новые задачи компании.
  

• Экономия времени HR-команды. Поддержка сотрудников теперь занимает вдвое меньше времени, так как многие процессы автоматизированы.

«Самое главное, что наши сотрудники довольны. Теперь никто не боится новых систем, не тратит часы на разбирательства, а получает удобный инструмент для работы».

Что дальше?

После успешного завершения внедрения, компания не собирается останавливаться на достигнутом.

• Автоматизация карьерного роста. Планируется внедрение подсистемы, которая поможет отслеживать потенциал сотрудников и формировать кадровый резерв.
  

• Инструменты прогнозирования. Аналитика позволит HR-команде выявлять тенденции, определять проблемы и принимать стратегические решения.
  

• Дополнительные модули. Планируется добавить функционал для пересмотра зарплат в соответствии с рынком, бюджетирование и автоматического формирования рекомендаций по развитию сотрудников.

«Это не просто система оценки – это экосистема для роста каждого сотрудника. Мы уверены, что в будущем сможем создать цифровую среду, где развитие, оценка и мотивация будут единым процессом».

Выводы: что дал переход на новую систему?

Переход на ТопФактор позволил компании не только заменить устаревшую платформу, но и выйти на новый уровень работы с персоналом. Теперь ЭГИС-Рус обладает инструментом, который адаптируется под их задачи, упрощает работу HR-команды и делает оценку сотрудников удобной и понятной.

«Мы перестали гадать, где проблемы, а теперь точно знаем, что улучшать. Это и есть умная цифровая трансформация HR».