Мобильное приложение ТопФактор (на базе 1С:Предприятие.Элемент)

Обзор функциональности

Мобильное приложение является пользовательским интерфейсом HCM-платформы Топфактор и обеспечивает доступ сотрудников к ключевым HR-процессам: управлению результативностью, кадровым сервисам КЭДО, обучению и развитию, работе с кандидатами.

Решение реализует концепцию self-service, позволяя сотрудникам взаимодействовать с HR-службой в режиме реального времени с любого устройства.

Приложение поддерживает сквозные HR-процессы: от найма и трудоустройства, постановки целей (KPI&OKR), планирования развития компетенций, до управления отпусками и поддержки процессов КЭДО.

Основные функции приложения

• Адаптация и онбординг
  Сотрудник получает план адаптации с задачами, сроками и прогрессом. Обеспечивается контроль выполнения онбординга и снижение времени выхода на продуктивность.

• Управление результативностью (KPI и OKR)
  Приложение обеспечивает прозрачность целей, KPI и задач. Сотрудники видят прогресс выполнения показателей, участвуют в согласовании целей, отмечают выполнение SMART-задач и проходят оценку результативности. Отображается связь результатов с премированием.

• Вознаграждение и мотивация
  Сотрудники получают прозрачную информацию о структуре дохода: оклад, премии, бонусы. Отображается связь KPI и выплат, включая расшифровку начислений.

• Оценка и обратная связь
  Поддержка оценки по чек-листам и 360-градусной обратной связи. Сотрудники участвуют в оценке коллег, получают результаты и используют их для развития.

• Обучение и развитие (Learning)
  Учебный центр предоставляет доступ к курсам, тестам и материалам. Поддерживаются различные форматы: видео, документы, внешние LMS. Результаты фиксируются в профиле сотрудника.

• Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
  Приложение позволяет дистанционно работать с кадровыми документами: создавать заявления, подписывать документы электронной подписью, отслеживать статусы согласования и управлять графиком отпусков. Поддерживается полный жизненный цикл документов.

• Работа с кандидатами
  Приложение позволяет согласовывать кандидатов на открытые вакансии. Внутренний заказчик видит подробную информацию по кандидату для принятия решения.

Описание функциональных возможностей приложения

Онбординг и адаптация

Этот модуль обеспечивает структурированный ввод сотрудника в должность, сокращая время выхода на полную продуктивность.

• Моя команда. Сотрудник видит участников процесса адаптации с четким разделением ролей: непосредственный руководитель и наставник/куратор. Доступны контактные данные для оперативного взаимодействия, что снижает неопределённость в первые рабочие дни.

• Адаптационный план. Сотруднику назначается структурированный набор задач с разбивкой по этапам и срокам. Встроенный прогресс-бар в реальном времени показывает процент выполнения плана, позволяя сотруднику, руководителю и наставнику контролировать ход адаптации без детального анализа каждой задачи.

• Работа с задачами адаптации. По каждой задаче фиксируется статус выполнения, при необходимости добавляется комментарий (уточнение результата, проблемы или обратная связь). Изменения статуса автоматически обновляют общий прогресс адаптационного плана.

• Полезные ссылки. Блок предоставляет быстрый доступ к вспомогательным документам и ресурсам, связанным с должностью сотрудника (файлы, внутренние порталы, базы знаний). Материалы обновляются централизованно, доступен поиск по названию.

Результативность сотрудников: управление по целям (KPI и OKR)

• Карта целей. Сотрудник получает доступ к своим целям и ключевым показателям эффективности. Пользователь может просматривать список своих KPI, видеть процент выполнения по каждому показателю, анализировать прогресс достижения целей и сравнивать плановые и фактические значения. Визуализация показателей (диаграммы, шкалы) позволяет быстро оценить текущее состояние и выявить зоны отклонений.

• Работа со SMART-задачами. Сотрудник видит поставленные задачи, может создавать новые, отмечать выполнение и оставлять комментарии. Доступно: создание SMART-задач сотрудником (в том числе себе), проверка и постановка задач по подчиненным, а также отчет о выполнении задач. Таким образом, руководители могут ставить задачи и контролировать их выполнение, а сотрудники – фиксировать результаты, которые влияют на итоговую оценку эффективности.

• Оценка исполнения стандартов (чек-листы). Сотрудники участвуют в процессах оценки: оценивают коллег, оценивают подчиненных (для руководителей), просматривают собственные оценки от коллег и руководителей. Поддерживаются как чек-листы, так и метод 360 градусов. Это обеспечивает прозрачность процессов оценки и способствует развитию сотрудников.

• Вознаграждение и мотивация. Сотрудники получают прозрачную информацию о структуре дохода: состав дохода (оклад, премии, дополнительные выплаты), комментарии по начислениям, расшифровка начислений в наглядном виде, включая диаграммы распределения выплат. Это позволяет наглядно увидеть связь между результатами работы (KPI) и итоговым вознаграждением.

Учебный центр

Учебный центр обеспечивает прохождение обучающих и контрольных мероприятий без привязки к рабочему месту, в любое удобное время. Мероприятия назначаются на основании плана адаптации, индивидуального плана развития, а также обязательных допусков и инструктажей.

• Учебный центр сотрудника. Все доступные курсы, тренинги, инструкции и тесты представлены в виде карточек с указанием типа мероприятия, срока прохождения и визуального превью. Строка поиска и фильтр «Активные / Завершённые» помогают быстро находить нужный контент.

• Работа с мероприятиями. Карточка мероприятия позволяет пройти обучение в приложении. Здесь доступны встроенные видео, ссылки на внешние LMS/СДО-платформы, учебные материалы в формате Excel, Word, PDF. Сотрудник получает доступ к контенту из приложения.

• Тестирование и анкетирование. Позволяет проходить тесты и опросы с любых устройств в интерактивном режиме. Поддерживаются различные типы вопросов: одиночный и множественный выбор, эссе, числовой ответ, восстановление последовательности, установление соответствия. При запуске тестирования отображается сводка: типы вопросов, ограничения по времени, количество попыток. Удобная навигация позволяет перемещаться между вопросами последовательно или переходить к любому вопросу напрямую (в зависимости от настроек). Отслеживается время прохождения; при исчерпании лимита тест завершается автоматически. Результаты фиксируются в системе и становятся доступны в профиле сотрудника.

Управление наймом персонала

• Задачи нанимающего менеджера. В разделе отображаются задачи от рекрутеров по согласованию кандидатов. Цветовое отображение задач зависит от срока их выполнения: просроченные выделяется красным цветом.

• Карточка кандидата и резюме. При нажатии кнопки «Открыть карточку кандидата» открывается карточка кандидата со всей подробной информацией по нему. Карточка кандидата выполнена аналогичным образом, как при открытии через основной интерфейс системы. В этом же окне доступна кнопка «Резюме» для просмотра резюме кандидата в формате PDF-файла в отдельном открывающемся окне.

• Решение по кандидату. Внутренний заказчик может зафиксировать принятое решение о согласовании кандидатуры и добавить комментарий для рекрутера, в том числе по итогам проведенного интервью. Закрытие задачи нанимающим менеджером позволит перевести кандидата на следующий этап воронки найма.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Модуль позволяет дистанционно работать с кадровыми электронными документами: создавать заявления, подписывать электронной подписью, отслеживать статусы согласования, управлять графиком отпусков. Поддерживается полный жизненный цикл документов.

• Создание документов по шаблонам. Оформление кадровых заявлений (на отпуск, командировку, изменение личных данных и др.) по заранее настроенным шаблонам. В момент подписания происходит автоматическая проверка реквизитов. Далее документ направляется по установленному маршруту согласования без участия кадровика. Пользователь отслеживает текущий статус документа.

• Подписание входящих/исходящих документов. Сотрудник может открывать направленные электронные кадровые документы, знакомится с содержанием и подписывает их ЭП. Поддерживаются различные виды ЭП: усиленная неквалифицированная, квалифицированная (УЦ «Калуга-Астрал»), а также ЭП через приложение «Госключ». Таким образом, юридически значимые действия выполняются дистанционно.

• Электронное трудоустройство. Приложение поддерживает процесс дистанционного трудоустройства. Кандидаты получают доступ к кадровым документам (договор, заявление о приеме, согласие на обработку данных и др.), могут заполнить необходимые реквизиты и подписать документы электронной подписью до выхода на работу. Такой подход позволяет значительно сократить время оформления и снизить административную нагрузку на кадровые службы.

• Управление графиком отпусков. Сотрудники не только участвуют в формировании графика отпусков, но и регулярно получают уведомления о запланированных периодах отдыха. При необходимости они могут инициировать изменения в графике. При оформлении заявления на отпуск еще до его подписания автоматически выполняется проверка на соответствие законодательству и корпоративным политикам. Руководители могут рассматривать запросы сотрудников и согласовывать переносы, что помогает поддерживать актуальность графика и прозрачность отсутствий.

• Сервисные функции работы с кадровыми процессами. Приложение предоставляет инструменты для выполнения задач в рамках кадровых процессов: согласование документов, обработка входящих задач, адресация документов по установленным маршрутам, а также просмотр истории действий и статусов документов. Это обеспечивает контроль за прохождением кадровых документов и повышает прозрачность взаимодействия сотрудников с кадровой службой.

Технология и архитектура (нефункциональные характеристики)

Особенности решения

• Фокус на ключевых функциях. В приложении реализованы только наиболее востребованные сотрудниками функции Управления результативностью, Онбордингом и обучением, КЭДО. Административные операции – настройка шаблонов документов, управление структурой организации и другие настройки – выполняются в основной системе.

• Снижение стоимости использования. Для подключения сотрудников к веб-приложению не требуется отдельная лицензия платформы «1С:Предприятие», что снижает стоимость масштабирования решения в среднем и крупном бизнесе.

• Адаптивный интерфейс. Приложение автоматически адаптируется под экран смартфона, планшета или ПК.

• Информационная безопасность. Обеспечивается защита данных и шифрование передаваемой информации, что особенно важно при работе с персональными и коммерческими данными сотрудников.

• Интуитивно понятный интерфейс. Современный UI позволяет сотрудникам быстро начать работу без дополнительного обучения.

• Доступ из любой точки. Работа через браузер обеспечивает доступ к системе с любого устройства при наличии интернет-соединения.

Преимущество использования приложения на базе 1С:Элемент

Мобильное приложение на базе «1С: Предприятие.Элемент» обеспечивает сотрудникам удобный доступ к HR-сервисам и самообслуживанию, позволяя компаниям рационально подходить к распределению лицензий «1С:Предприятие» и тем самым способствует оптимизации лицензионной модели и снижению совокупной стоимости владения HR-решением.

Архитектура решения

В рамках архитектуры решения бизнес-логика и административные функции реализованы в основной системе «Топфактор» на платформе «1С:Предприятие», а веб-приложение на технологии «1С:Предприятие.Элемент» выполняет роль удобного пользовательского интерфейса для сотрудников.

В архитектуре решения используется клиент-серверная модель взаимодействия, при которой веб-приложение, реализованное на технологии «1С:Предприятие.Элемент», выступает в роли пользовательского интерфейса, а вся бизнес-логика и обработка данных выполняются в основной системе – Личном кабинете сотрудника, работающем на платформе «1С:Предприятие».

Взаимодействие между веб-приложением и основной системой осуществляется через HTTPS-сервисы. Для интеграции используется отдельный технический пользователь с базовыми правами, от имени которого выполняются запросы к основной базе. При этом в каждом запросе передаются параметры текущего пользователя, что позволяет выполнять проверки прав доступа и бизнес-логику на стороне основной системы.

Такой подход позволяет:

• централизовать выполнение бизнес-логики;
• обеспечить единый контроль безопасности и прав доступа;
• минимизировать нагрузку на клиентское приложение;
• упростить масштабирование решения и подключение большого числа пользователей.

Кейс применения мобильного приложения в ИНК

О компании

Иркутская нефтяная компания (ИНК) – один из крупнейших работодателей Восточной Сибири. В компании работает более 18000 сотрудников, значительная часть которых занята на производственных объектах и работает вахтовым методом.

Для такой распределенной структуры традиционный бумажный кадровый документооборот связан с рядом сложностей: необходимостью доставки документов между удаленными площадками, длительными сроками согласования и рисками задержек при оформлении кадровых заявлений.

Внедрение цифровых инструментов кадрового документооборота стало важным шагом для повышения эффективности внутренних процессов и улучшения пользовательского опыта сотрудников.

Использование веб-приложения

В рамках развития системы кадрового электронного документооборота в компании было внедрено веб-приложение для сотрудников, разработанное на технологии «1С:Предприятие.Элемент».

Приложение позволило сотрудникам:

• подавать кадровые заявления дистанционно;
• подписывать документы электронной подписью;
• отслеживать статус согласования документов;
• получать уведомления по кадровым процессам;
• работать с графиком отпусков;
• проходить процесс дистанционного трудоустройства, включая ознакомление и подписание кадровых документов до выхода на работу.

Функциональность электронного трудоустройства особенно важна для компании с распределенной географией объектов. Кандидаты могут оформить необходимые документы удаленно, что ускоряет процесс приема на работу и снижает административную нагрузку на кадровые службы.

Особенно востребованным решение стало среди сотрудников, работающих вахтовым методом, для которых возможность удаленной подачи и подписания документов существенно упростила взаимодействие с кадровой службой.

Результаты внедрения

Внедрение веб-приложения на технологии «1С:Предприятие.Элемент» позволило компании оптимизировать процессы кадрового документооборота и повысить доступность кадровых сервисов для сотрудников.

В результате внедрения:

• сотрудники получили единый цифровой инструмент для работы с кадровыми документами;
• значительно сократилось время оформления и согласования кадровых заявлений;
• появилась возможность дистанционного оформления документов и подписания электронной подписью;
• был реализован процесс электронного трудоустройства, позволяющий кандидатам оформлять документы до выхода на работу;
• упростилось взаимодействие сотрудников с кадровыми службами, особенно для работников, занятых на удаленных производственных объектах и вахтовых площадках.

Использование веб-приложения позволило повысить прозрачность кадровых процессов и сделать кадровые сервисы более доступными для сотрудников компании.

Примеры использования

Работа с графиком отпусков

Для формирования и актуализации графика отпусков в КЭДО используется отдельный модуль, который автоматизирует весь процесс — от планирования до переноса отпусков.

Руководители получают актуальную информацию по отпускам сотрудников и контролируют пересечения внутри подразделений. Кадровая служба работает в формате «единого окна» и управляет отпускным процессом по всей компании.Сотрудники через простой интерфейс могут оформить заявку и посмотреть периоды отпусков коллег, чтобы избежать пересечений.

В конце года сотрудникам автоматически поступают задачи на планирование отпусков с учетом доступного остатка дней. При создании заявки система выполняет автоматические проверки: соблюдение требований законодательства, корректность периодов отпуска, отсутствие пересечений и другие контрольные сценарии. После этого заявка направляется руководителю на согласование.

Руководитель видит пересечения с отсутствиями других сотрудников и при необходимости может вернуть заявку на доработку с комментарием. Помимо отпусков в графике можно учитывать командировки, обучение, больничные и другие отсутствия. Также сохраняется история всех изменений и переносов.

После согласования заявок кадровый специалист формирует общий график отпусков, подписывает его КЭП и направляет сотрудникам на ознакомление. Данные автоматически выгружаются в 1С:ЗУП.

Работа с графиком продолжается в течение всего года. Сотрудники могут переносить отпуск, оформлять дополнительные дни отдыха, брать отпуск за свой счет или уходить в отпуск вне графика. За установленное количество дней до отпуска КЭДО автоматически направляет уведомление сотруднику. По умолчанию — за 21 день.

Сотрудник может подтвердить отпуск или запросить перенос. Если отпуск подтвержден, система автоматически передает данные для формирования приказа. Если сотрудник запрашивает перенос, он указывает новые даты и отправляет заявление на согласование руководителю. После согласования изменения автоматически отражаются в графике отпусков.

Подача кадровых заявлений

В приложении сотрудники могут создавать кадровые заявления по готовым шаблонам: на отпуск, перенос отпуска, отсутствие, ознакомление с документами и другие кадровые процессы. Часть данных в заявлении заполняется автоматически на основании информации из кадровой системы, что снижает количество ошибок и ускоряет оформление документов.

После заполнения заявление автоматически направляется по заранее настроенному маршруту согласования. Система самостоятельно определяет участников процесса в зависимости от организационной структуры, роли сотрудника, подразделения и юридического лица. При необходимости в маршрут могут включаться несколько согласующих, а также использоваться параллельное или последовательное согласование.

Для разных категорий сотрудников и юридических лиц могут использоваться разные шаблоны документов и сценарии согласования. Настройка выполняется через встроенный конструктор без участия программиста.

Сотрудник и кадровая служба могут отслеживать статус документа на каждом этапе: кто согласовал заявление, у кого оно находится сейчас и есть ли просрочка по срокам обработки.

При отсутствии согласующего система может автоматически перенаправить документ заместителю, чтобы процесс не останавливался.

Подписание документов

Документы в системе могут подписываться электронной подписью, в том числе через приложение Госключ. Это позволяет сотрудникам подписывать кадровые документы дистанционно — независимо от местоположения, без личного присутствия и пересылки бумажных документов.

Система поддерживает разные виды электронных подписей: УКЭП, УНЭП, а также подписание через «Госключ». Компания может использовать как коммерческие удостоверяющие центры, так и инфраструктуру Госуслуг — в зависимости от требований бизнеса и политики информационной безопасности.

При подписании система автоматически определяет нужный тип подписи, юридическое лицо и маршрут согласования документа. Для руководителей и кадровой службы предусмотрено массовое подписание документов, что особенно важно при большом объеме кадрового документооборота.

Использование «Госключа» особенно удобно при трудоустройстве и дистанционной работе. Выпуск подписи происходит через подтвержденную учетную запись Госуслуг и не требует участия работодателя. При этом для работы через «Госключ» не требуется отдельное согласие сотрудника на использование данного вида подписи, так как механизм напрямую предусмотрен законодательством.

После подписания в системе автоматически формируется электронный архив: сам документ, подписи участников и связанные данные хранятся централизованно внутри компании с соблюдением требований по защите и хранению кадровых документов.

Трудоустройство

В процессе трудоустройства участвуют сразу несколько сторон: рекрутинг, кадровая служба, нанимающий руководитель, ИТ и служба безопасности, а также кандидат — будущий сотрудник.

После завершения этапа подбора данные из системы найма автоматически передаются в 1С:ЗУП, где создается карточка физического лица. На ее основании кадровый специалист формирует документ «Прием на работу», а система автоматически подготавливает пакет документов: трудовой договор, приказ о приеме и другие необходимые формы. После этого кандидату направляется приглашение в личный кабинет кандидата (ЛКК).

Основное взаимодействие с будущим сотрудником происходит через ЛКК.

В личном кабинете кандидат:

• заполняет анкеты;
• загружает документы;
• подписывает согласия;
• знакомится с локальными нормативными актами.

Процесс трудоустройства выстроен по заранее настроенной логике и последовательности действий. Например, сотрудник не сможет подписать трудовой договор до ознакомления с ЛНА, а документы по воинскому учету формируются на завершающем этапе.

Настройка процесса выполняется кадровым специалистом самостоятельно, без участия программиста — через чек-лист, где задаются необходимые документы, этапы и действия для разных категорий сотрудников.

В 1С:ЗУП кадровик в режиме одного окна видит статус каждого документа и текущий этап трудоустройства сотрудника.