Цифровая трансформация кадровых процессов для компании с численностью 18 000 сотрудников

Иркутская нефтяная компания (ИНК) – один из крупнейших работодателей Восточной Сибири, с численностью персонала свыше 18 000 человек. Внедрение цифровых технологий в кадровый документооборот стало необходимым шагом для повышения эффективности процессов. Особенно это актуально для сотрудников, работающих вахтовым методом, для которых традиционный документооборот был сопряжен с логистическими сложностями, потерей времени и риском задержек в согласовании заявлений.

"При оформлении отпуска требовалось заполнить бланк, передать его в кадровую службу и ждать, пока он пройдет согласование. Время обработки документов варьировалось, что могло создавать дополнительные неудобства," – делится один из сотрудников.

Чтобы оптимизировать кадровые процессы, ИНК приняла решение о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

При выборе решения было важно учитывать специфику компании и интеграцию с уже существующими кадровыми системами. Готовые программные решения не учитывали особенности работы с вахтовым персоналом, а также требования к гибкости и безопасности данных.Ключевыми критериями стали:

• Гибкость – система должна быть адаптивной, чтобы можно было дорабатывать процессы без значительных задержек. Потребности бизнеса меняются, и кадровая система должна успевать за этим развитием."Мы интегрировали кадровый электронный документооборот с корпоративным порталом, что позволило перенести процессы согласования отпусков и уведомлений в юридически значимый электронный формат."
• Интеграция с 1С ЗУП – ключевым требованием была синхронизация с существующей системой учета кадров, чтобы избежать дублирования данных и минимизировать человеческий фактор.
• Безопасность – работа с персональными данными требует высоких стандартов защиты, поэтому система должна соответствовать законодательным нормам и обеспечивать защиту конфиденциальной информации.
• Простота использования – любая система будет эффективной только в том случае, если она удобна для сотрудников. Интерфейс должен быть интуитивно понятным, а процессы – логичными.

"Мы не используем коробочное решение, оно нам не подошло, многое в информационной системе мы дорабатывали. В первую очередь, мы автоматизировали процесс согласования отпусков, ввели проверку ряда условий, чтобы соблюдались требования законодательства. Сейчас наши сотрудники могут подавать заявления онлайн, без необходимости посещения офиса. Это существенно упрощает процесс для вахтового персонала, который находится за тысячи километров от офиса," – рассказывает Марина Лыткина, руководитель группы автоматизации и качества HR процессов.

Процесс внедрения: системный подход к цифровизации

Чтобы переход на КЭДО прошел максимально эффективно, внедрение проводилось поэтапно:

1. Определение ключевых процессов – в первую очередь в цифровой формат были переведены 15 видов заявлений, включая отпуска, кадровые переводы и запросы на компенсации.
2. Интеграция с 1С ЗУП – единый доступ к кадровым данным для всех сотрудников, что позволило избежать дублирования информации и минимизировать ошибки.
3. Настройка маршрутов согласования – система автоматически направляет документы на подпись ответственным лицам, учитывая замещение в период отсутствия руководителей.

"Если работник делит свой отпуск на несколько частей, система теперь автоматически проверяет, соблюдено ли требование о 14 днях непрерывного отпуска в году."




4. Аналитика и контроль – HR-служба получила инструменты для мониторинга  процесса согласования заявлений для контроля сроков.
5. Упрощение взаимодействия для вахтовых сотрудников – возможность подачи заявлений онлайн, без необходимости личного посещения офиса.
   
   
   

Результаты внедрения: повышение эффективности и экономия времени.
Экономический эффект от КЭДО

С момента запуска КЭДО были достигнуты существенные улучшения:

С момента запуска КЭДО были достигнуты существенные улучшения:

• Скорость согласования – заявки обрабатываются в течение нескольких минут, в отличие от прежних сроков, когда процесс мог занимать несколько дней.

• Снижение нагрузки на рядовых сотрудников и HR-отдел – автоматизация позволила сократить временные затраты на кадровые операции, сэкономив в совокупности более 30 000 человеко-часов за полгода.
  
  

• Прозрачность процесса – каждый сотрудник может отслеживать статус своего заявления, видеть, на каком этапе оно находится и кто его рассматривает.

• Минимизация потерь документов – электронный документооборот сократил риски потери документов и задержек, связанных с человеческим фактором.
  
  

"Когда я впервые попробовал подать заявление через систему, я не ожидал, что это займет всего пару минут. Все процессы стали понятнее и удобнее," – отмечает один из сотрудников.

Адаптация сотрудников к новой системе

При внедрении КЭДО важно было обеспечить плавный переход для всех пользователей. Чтобы снизить потенциальное сопротивление, компания провела:

• Обучение персонала – серия тренингов и инструкций для комфортного освоения системы.
• Демонстрацию преимуществ – примеры успешного использования платформы.
• Поддержку на всех этапах – оперативные консультации по работе с системой.
  

"В начале некоторые сотрудники с настороженностью отнеслись к нововведению. Однако после демонстрации удобства и упрощенного процесса большинство пользователей признали, что система действительно экономит время," – вспоминает Марина Лыткина.

Дальнейшие планы по развитию КЭДО в ИНК

Компания не останавливается на достигнутом и продолжает развивать цифровизацию кадровых процессов. В ближайших планах:

• Онлайн-трудоустройство – новый сотрудник сможет подписать все документы удаленно, не приезжая в офис.

• Автоматизация справок и кадровых операций – перевод запросов на справки и кадровые переводы в цифровой формат.

• Мобильное приложение для вахтовых сотрудников – возможность подачи заявлений и взаимодействия с HR через мобильный интерфейс.

Итог: КЭДО – это не просто удобство, а необходимость

Внедрение КЭДО позволило Иркутской нефтяной компании значительно упростить кадровые процессы, повысить удобство взаимодействия сотрудников с HR-службой и существенно сократить временные затраты.

"Раньше приходилось писать заявления вручную, передавать их через кадровую службу, а теперь всё можно сделать онлайн. В личном кабинете я вижу, сколько у меня осталось отпускных дней, когда были согласования. Это очень удобно, особенно для тех, кто работает вахтовым методом и не может просто так приехать в офис," – делится опытом сотрудник компании.