Бизнес-процесс - последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации. Регламентированность и автоматизация этапов бизнес-процесса позволяет сделать процесс более «прозрачным», управляемым и наглядным.

 

Автоматизация бизнес-процессов согласования целей, проведения оценочной сессии и подведения итогов.

В современных условиях на эффективность работы персонала влияют три основных фактора:

1. Технологии. В широком смысле этого слова. Так, например, для производственных компаний приобретение нового оборудования способно значительно сократить численность персонала, и как следствие расходы на него. 

2. Бизнес-процессы. Оптимизация и отказ от неэффективных бизнес-процессов позволяет высвободить дополнительные внутренние ресурсы предприятия.

3. Софт-факторы: корпоративная культура, вовлеченность, стратегия организации.

Когда экономика растет наибольшее влияние оказывают первые два фактора, где достаточно работать «больше» и «быстрее». Однако в период экономического спада основную роль играют софт факторы, когда эффективность работы персонала напрямую связана с их пониманием зачем они это делают и каких результатов от них ожидает организация.

Для реализации принципов целевого управления на среднем и крупном предприятии, необходимо организовать проведение регулярных сессий (циклов) планирования и подведения итогов. При этом, каждый руководитель должен как минимум один раз за период встретиться с каждым из своих подчиненных для обсуждения целей, подведения итогов и выставления оценок. Некоторые авторы указывают на то, что успех внедрения целевого управления как раз обеспечивается за счет регулярности и качества проведения таких встреч. Для HR-службы, которая выступает в качестве администратора этого процесса, это становится серьезным испытанием, поскольку обеспечить реальный контроль над этой работой, без автоматизации, просто невозможно.
 
Высокая конкуренция и ускорение производственных процессов приводит к тому, что циклы целевого управления становятся короче: предприятия переходят с годовой оценки на квартальную, а с квартальной на месячную. Это приводит к необходимости выделения дополнительных ресурсов на регулярный мониторинг процесса. Некоторые компании вынуждены принимать отдельных администраторов процесса оценки. Использование типовых бизнес-процессов позволит сократить нагрузку на сотрудников "отделов вознаграждения и мотивации". 

Рассмотрим, как данные процессы реализованы в программном продукте «1С:Управление по целям и KPI».

Бизнес-процесс «Планирование»

  Рассмотрим этапы бизнес-процесса «Планирование» в программном продукте «1С:Управление по целям и KPI»:

1. Руководитель получает задачу о заполнении планов своим подчиненным. В документе «Планирование» руководитель формирует план работы для своих подчиненных на заданный период: в зависимости от должности и функциональных обязанностей критерии оценки могут быть как количественные, так и качественными (KPI, Стандарты, SMART-задачи). После заполнения планов руководитель направляет их на дальнейшее согласование нажатием кнопки "Запуск процесса согласования".

2. Далее все звенья в цепочке согласователей получают задачу о необходимости проверки планов. Каждый из согласователей открывает документ «Планирование» из списка задач в своем портале сотрудника, проверяет соответствие поставленных целей и правильность каскадирования. Далее сотрудник может либо согласовать процесс, либо отправить его обратно на корректировку. При отправке на корректировку согласователь в поле «комментарий» указывает причину, по которой документ был не согласован, а инициатор в свою очередь получает задачу о необходимости внести коррективы и соответствующее уведомление на электронную почту.

После того, как документ «Планирование» прошел все этапы согласования он попадает на финальное согласование к топ-менеджеру или другому ответственному лицу, согласно выбранному сценария, а оцениваемому сотруднику приходит задача на ознакомление с поставленными целями и уведомление на электронную почту. Документ «Планирование» самого сотрудника доступен ему на «портале сотрудника» для просмотра, но не для редактирования. В соответствии с правами доступа сотрудник может видеть только свои планы (например, специалист или рядовой рабочий), только планы своего отдела (например, руководитель отдела) или планы всех сотрудников компании (например, руководитель высшего звена). После финального утверждения согласно выбранному сценарию, документ «Планирование» доступен только для просмотра.

Бизнес-процесс «Подведение итогов»

  В программном продукте «1С:Управление по целям и KPI» предусмотрен механизм автоматической загрузки данных по количественным показателям и SMART-задачам из MS Project, которые в последствии могут быть использованы в бизнес-процессе «Подведение итогов».

Бизнес-процесс «Подведение итогов» предусматривает следующие этапы:

1. В момент подведения итогов руководитель подразделения получает задачу о необходимости занесения результатов в матрице показателей своих подчиненных. После внесения данных руководитель отправляет их на согласование, так же, как и при постановке целей, нажатием кнопки "Запуск процесса согласования".

2. Далее каждому сотруднику, участвующему в цепочке согласователей поступает задача о необходимости проверки матрицы показателей. Для выполнения задания необходимо либо согласовать матрицу, либо отправить на корректировку, аналогично бизнес-процессу «Планирование».

3. После того, как матрица показателей прошла все этапы согласования, в том числе финальное согласование, оцениваемому сотруднику приходит задача на ознакомление с согласованными итогами.

Бизнес-процесс «СМАРТ-задача»

В программном продукте «1С:Управление по целям и KPI» также реализован бизнес-процесс «СМАРТ-задача», который включает следующие этапы:

1.  Утверждение «СМАРТ-задачи».

2. Выполнение «Смарт-задачи».

3. Проверка «Смарт-задачи». После проверки «Смарт-задачи» сотрудники, отвечающие за выполнение и утверждение задачи получат уведомление о том, что задача проверена. 

По итогу каждого согласования в любом из перечисленных бизнес-процессов имеется возможность создания автоматических уведомлений на электронную почту о необходимости выполнения, корректировки или ознакомления с задачей, как инициатору, так и любым другим ответственным лицам в процессе. 

Заказажите бесплатную демонстрацию