Кейс компании ПСБ Лизинг. On-Premise проект по внедрению КЭДО от ТопФактор
Руководитель группы по кадровому администрированию ПСБ Лизинг Ольга Ямникова поделилась опытом внедрения кадрового электронного документооборота в компании. Она рассказала каким образом принималось решение о цифровизации отношений между работником и работодателем, какие использовались критерии выбора системы, а также раскрыла детали, которые могут быть полезны бизнесу в России.
О компании
ПСБ Лизинг – одна из крупнейших лизинговых компаний России. Входит в группу ПАО Промсвязьбанк. Компания оказывает услуги по финансовой и операционной аренде различных видов транспорта, спецтехники и промышленного оборудования.
Критерии выбора системы для автоматизации КЭДО и провайдера
Одним из ключевых требований при выборе провайдера были критерии предъявляемые к информационной безопасности и защите персональных данных. Была выбрана система, разработанная на платформе 1С:Предприятие, которая была установлена на собственных серверах. Такой вариант инсталляции обеспечивает безопасное хранение и обработку данных, а также предотвращает несанкционированный доступ к данным извне.
Для пользователей доступны два варианта аутентификации: доменная аутентификация при входе в систему и вход с использованием логина и пароля. Пользователи могут всегда изменить свои логин и пароль, что также обеспечивает реализацию требований к безопасности. Для подключения к «Личному кабинету сотрудника» может использоваться как интерфейс 1С, так и веб-клиент, опубликованных во внутренней сети (по аналогии с основной системой).
Разработчики программного продукта старались уйти от стандартного интерфейса 1С и реализовали web-интерфейс «Личный кабинет пользователя», чтобы он был интуитивно понятным и удобным для всех сотрудников компании, включая HR-специалистов и кадровиков.
Компания «ПСБ Лизинг» стремилась в максимальной степени автоматизировать процессы, связанные с обработкой кадровых документов. Для этого был задействован сервис, позволяющий интегрировать кадровые бизнес-процессы с учетной системой 1С:ЗУП. Такая интеграция гарантирует поддержание организационной структуры компании в актуальном виде, а также корректное сопоставление и передачу документов между личным кабинетом КЭДО и 1С:ЗУП. В приложении реализована автоматическая передача документов: исчезает необходимость вручную заполнять данные. Пользователям необходимо ставить подпись и создавать кадровые события в приложении для управления персоналом.
Преимуществом внедрения КЭДО с провайдером «ТопФактор» является методическая поддержка, в том числе помощь в разработке регламентов и локальных-нормативных актов. Техническая поддержка со стороны поставщика услуг является неотъемлемой частью процесса.
Большим преимуществом стала привязка к личному кабинету «Работа в России» с идентификацией через Госуслуги. Также у сотрудников получила высокую оценку возможность выбрать различные варианты электронных подписей, включая приложение Госключ или использование усиленной квалифицированной электронной подписи через коммерческий удостоверяющий центр.
Для электронного кадрового документооборота возможно использовать простую электронную подпись, усиленную квалифицированную электронную подпись, усиленную неквалифицированную подпись, подпись, выпущенную инфраструктурой электронного правительства (Госключ – может быть, как УКЭП, так и УНЭП). Простую подпись применяют при использовании портала «Работа в России».
Внедрение КЭДО в компании и работа с сотрудниками
Большинство сотрудников работает в дистанционном или в смешанном (гибридном) режиме. В этом контексте внедрение КЭДО позволило оперативно подписывать и выгружать документы из системы для предоставления на проверку проверяющим и контролирующим органам. Это повысило эффективность рабочего процесса, поскольку теперь не нужно каждый раз отправлять курьера с бумажными документами на подпись.
Некоторые сотрудники ПСБ Лизинг до сих пор предпочитают кнопочные телефоны смартфонам. Важно отметить, что это не является преградой для использования КЭДО. Для верификации электронной подписи применяются sms-оповещения, что позволяет использовать функционал системы без проблем, даже с устаревшими моделями мобильных телефонов.
На данный момент около 90% работников ПСБ Лизинг уже подключены к КЭДО. Следует отметить, что подключение пользователей к системе не происходит мгновенно: это требует некоторого времени и усилий со стороны HR-отдела. Внедрение новых программных продуктов, изменения в бизнес-процессах или мотивации могут вызывать сопротивление работников, поэтому необходимо помогать сотрудникам адаптироваться к изменениям: проводить беседы с руководителями подразделений (а им, в свою очередь, с подчиненными), объяснять на «живых» примерах преимущества использования цифрового кадрового документооборота для самих сотрудников. Такой подход позволяет создать комфортную корпоративную атмосферу и убрать негатив от непонимания причин нововведений.
Ольга Ямникова акцентировала внимание в своем выступлении на том, что при внедрении КЭДО руководству компании необходимо выделить ресурсы для помощи обычным работникам компании в получении электронной подписи, подаче заявлений на перенос отпуска и ответов на другие вопросы эксплуатации.
Какие бизнес-процессы перевели в цифру
В компании ПСБ Лизинг реализован ряд бизнес-процессов: от найма сотрудников и внутренних заявлений о социальной поддержке, до отпуска по беременности и родам. Важно отметить, что все процессы строго соответствуют законодательству.
Независимо от того, есть ли аудиторская проверка, запрос на информацию или судебные разбирательства, есть возможность оперативно предоставить необходимые документы. Это стало возможным благодаря внедрению сервиса, который уже принес нам видимые результаты. В компании работают над тем, чтобы сервис стал еще удобнее. Это актуально для обособленных подразделений, которые могут находиться в отдаленных районах со сложными условия доставки почты.
Сценарии использования кадрового электронного документооборота (КЭДО):
● Формирование и подписание документов в кадровой системе, где документы проходят согласование между представителем работодателя и сотрудником.
● Создание и подписание документов сотрудником на основе предопределенных шаблонов, после чего они отправляются в кадровую систему для дальнейших кадровых процедур.
● Подписание локальных нормативных актов, загружаемых администратором или из системы документооборота.
Внедрение КЭДО обеспечивает экономию временных и финансовых ресурсов. Электронный документооборот позволяет отследить изменения в движении документов, повышает дисциплину в компании. Исчезает потребность регулярно отправлять бумажные документы через курьерские службы, повышается надежность хранения документов, что особенно важно для компаний, которые разрабатывают передовые технологии. Для компаний, которым приходится нанимать большое количество сотрудников, отказ от бумажного документооборота в целом повышает эффективность работы HR-службы.
Когда необходимо доверить внутреннюю документацию стороннему оператору, репутация провайдера услуг – первоочередной параметр при принятии решения. Отличная репутация КЭДО тоже является достоинством в глазах клиентов.
Актуальность КЭДО в 2023 году
Ольга Ямникова отметила, что развитие государственной программы цифровизации в обозримом будущем затронет все сферы бизнеса, что подтверждает необходимость скорейшего перехода на КЭДО: «Я лично убеждена, что еще 2–3 года максимум, и КЭДО станет обязательным… Перевод документов в электронный вид, кадровый в том числе, тоже стоит в этой программе… Времени остается совсем ничего, а еще ведь подготовиться нужно к реализации проекта».
Компаниям, которые только приступают к цифровизации, она посоветовала оптимизировать кадровые процессы и убрать лишние документы. Говоря об успешной реализации КЭДО в ПСБ Лизинг, Ольга Ямникова поблагодарила компанию ТопФактор за помощь во внедрении системы.
