Кафетерий льгот и магазин бенефитов

2086 просмотров
0 комментариев
25.04.2019 10:59:00
От главного редактора

2018 год показал, что тема гибких льгот остается одной из самых актуальных в области социального пакета- появилось несколько интересных проектов с нестандартными подходами к реализации, произведено внедрение системы гибких льгот в одной из крупнейших российских корпораций, а на годовой конференции Mercer Marsh, посвященной льготам и бенефитам, гибким льготам был посвящена отдельная секция, с презентацией проведенного исследования.

По данным исследования (146 компаний, 86% из которых представляют международные компании) почти 60% внедрили/находятся в процессе внедрения/планируют внедрить в ближайшие 5 лет систему гибких льгот.

Наверное нет смысла описывать все преимущества системы гибких льгот, она была подробна описана нашими коллегами из более чем 8 компаний во втором номер Журнала “Льготы и Бенефиты”, а также в других номерах Журнала, что же интересно, так это причины почему компании не внедряют у себя эти системы.

По данным того же исследования, проведенного Mercer Marsh, 87% респондентов отмечают сложность администрирования, 60% отсутствие IT решения, 57%- отсутствие бюджета, 52% - сложность разработки самой системы. В совокупности 3 из 4 основных причин относятся к отсутствию IT решения, способного снять “головную боль” с сотрудников C&B.

Т.е. можно сделать вывод, что появления доступного IT решения в этой области способно кардинально изменить систему предоставления социального пакета в России, и, как в свое время ДМС, стать одной из обязательных опций, для привлечения и удержания высококвалифицированных специалистов.

Нашей командой выполнена задача по формированию требования к автоматизированной системе, с целью разработать тиражный программный продукт «Кафетерий льгот и магазин бенефитов», учитывающий лучшую практику на рынке (Best practice) и покрывающий имеющиеся запросы. Основная задача такого продукта: автоматизировать бизнес-процесс по формированию гибкого пакета социальных льгот, сделать его прозрачным, сократить затраты на его администрирование.

Первый важный аспект, на который стоит обратить внимание, что «Кафетерий льгот и магазин бенефитов», как инструмент управления компенсациями и льготами, направлен на решение одной из концептуальных задач «привлечение и удержание сотрудников». Отсюда два важных тезиса: применение «Кафетерия льгот» должно быть реализовано в соответствии со стратегией управления талантами в компании. Тезис второй: любое вознаграждение в современной организации должно стать персонифицированным: это относится как определению уровня вознаграждения от грейда, премирование за индивидуальные результаты, так и формирование индивидуального пакета льгот, учитывающего приоритеты и потребности сотрудника. Любые задачи персонификации вознаграждения, требуют от компаний не только дополнительных затрат (как в ситуации с грейдированием и применением гибких льгот), но часто и изменения базовых бизнес-процессов (как в ситуации с KPI-управлением).

Изучение опыта применения компаниями гибких льгот и бенефитов позволило выделить две основных стратегии применения этого инструмента. Первая – это непосредственно «Кафетерий льгот», который позволяет формировать гибкий пакет льгот и администрировать базовый. Особенностью этого варианта является то, что доступность к тем или иным льготам будет разная для определенных категорий сотрудников, а расчет лимита индивидуального пакета будет зависеть как от региона и стажа, так и категории сотрудника. Имеется возможность компенсации затрат в пределах определенного бюджета сотруднику по уже приобретенным услугам самостоятельно. Цикл формирования такого пакета – годовой.

Вторая стратегия применения инструмента - «магазин бенефитов», в котором сотрудники могут купить себе не только определенные услуги, но и материальные бенефиты. Подобный инструментарий часто применяется либо в небольших творческих коллективах, либо сетевых компаниях для геймификации целевого управления. Размер сумм начислений внутренней валюты магазина бенефитов зависит от результативности сотрудника (KPI) и, как правило, привязан к периоду оценки результативности. Часто подобные корпоративные интернет-магазины работают без определенных временных ограничений и циклов.

Разработка прототипа будет учитывать две стратегии работы, как в формате «Кафетерия льгот», так и в формате «Магазина бенефитов». В ходе проектирования автоматизированной системы решаются следующие технические задачи:

  • Организация веб-площадки для сотрудников, посредством которой происходит как формирование заказов, так и сбор необходимых документов. Такая площадка соответствует потребительскому опыту, который уже сформировался у сотрудников при работе интернет-магазинами. Часто вопросы удобства (юзабилити), эффективного информирования и вовлечения сотрудников становятся ключевыми, чтобы проект гибких льгот достиг своих целей. Для этого может потребоваться встроить такую площадку в корпоративный портал. Как следствие – нельзя воспринимать эту задачу исключительно как «учетную»: это задача по организации процесса, в котором участвуют не только сотрудники c&b, но фактически весь персонал предприятия.

  • Поскольку для определения размеров лимитов для пакета льгот или суммы начислений внутренней валюты, используется множество критериев:  уровень квалификации, стаж, результативность (KPI), регион и позиция сотрудника и т.д., то необходимо регулярно получать эту информацию из существующих кадровых систем и инструментов оценки результативности (performance management);

  • Несмотря на то, что часто компании формируют пакет льгот раз в год, требуется регулярно администрировать взаимодействие с провайдерами из-за кадровых транзакций: прием, увольнение, перемещение;

  • Каждая номенклатура льгот и бенефитов может иметь множество характеристик, которые необходимо выбирать в веб-форме на сайте (например, программа ДМС, виды фитнес-программ и т.п.). Как следствие, может потребоваться интеграция со справочниками провайдеров услуг;

  • Предполагается работа с персональными данными не только сотрудников предприятия, но и их родственников. Как следствие, программное обеспечение, применяемое для этих задач, должно быть сертифицировано в соответствии с требованиями законодательства.

С учетом описанных задач, автоматизированная система «Кафетерий льгот и бенефитов» состоит из двух относительно самостоятельных модулей:

1.      Веб-портал (интернет-магазин), с которым взаимодействуют сотрудники предприятия;

2.      Учетный модуль, который ориентирован на решение задач по администрированию заказов сотрудника, поддержке алгоритмов расчета лимитов, поддержки процедуры контрактации с провайдерами, а также формирование аналитической отчетности по работе «кафетерия», а том числе формирование бюджета затрат на льготы и бенефиты.

Функциональная схема автоматизированной системы «Кафетерий льгот и бенефитов» выглядит следующим образом:

Функциональная схема автоматизированной системы «Кафетерий льгот и бенефитов».png

Веб-портал (кафетерий) реализуется на базе технологий UMI, и поддерживает следующие базовые функции:

  • Личный кабинет сотрудника с информацией по имеющимся лимитам, стаже работы, базовом пакете льгот; возможным дополнительным льготам;

  • Процедура оформления заказа на льготы и бенефиты, загрузка документов для получения компенсаций и льгот;

  • Справочная информация по провайдерам, рейтинги по льготам и бенефитам и провайдерам;

  • Возможность проводить опросы и голосования;

  • Отчеты: статус по оформленным льготам и бенефитам. Информация по текущему и предыдущим периодам;

Разработка административного модуля ведется на базе платформы 1С:Предприятие и поддерживают следующие функции: 

  • Загрузка списка сотрудников из 1С:ЗУП (SAP) с информацией о стаже, грейде, отработанном времени;

  • Настройка алгоритма расчета лимита на льготы и бенефиты для разных категорий сотрудников с учетом стажа, выполнения КПЭ и др. условий;

  • Ведение номенклатуры льгот и бенефитов, заключение договоров с провайдерами;

  • Администрирование оформленных заказов в кафетерии (сбор документов с сотрудников, рассылки)

  • Отчеты: реестры сотрудникам для провайдеров, статистика, бюджетирование (план/факт).

Очевидно, что для полноценного функционирования системы потребуется интеграция с существующими учетными системами как внутри предприятия, так и с учетными системами внешних провайдеров. Обмен данными, как правило, носит двусторонний характер.

Обмен данными.png

Выбор в сторону технологий «UMI» и «1С» продиктован тем, что, во-первых, указанные технологии позволяют реализовать функционал в короткие сроки, имеют возможности для кастомизации (адаптации) под запросы конкретного предприятия, а во-вторых, имеют широкое применение на рынке и большой выбор подрядчиков и специалистов, готовых провести адаптацию и внедрение., что позволяет преприятиям самим дорабатывать модули, при необходимости

В ходе разработки требований к прототипу уже были учтены требования и рекомендации специалистов ряда крупнейших российских и международных компани, уже внедривших у себя кафетерий льгот.

В заключении, хотелось бы пригласить к сотрудничеству сотрудников служб c&b тех компаний, которые находятся на этапе принятия решения о внедрении описанных в статье технологий. На текущем этапе реализации проекта, имеется возможность принять участие в работе группы по формированию требований к прототипу автоматизированной системы. В этом случае тиражный программный продукт позволит без доработки решить те задачи, которые стоят перед Вашим предприятием.

Вернуться в блог
0 комментариев

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи. Для того, чтобы оставить комментарий, пожалуйста, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь

Примеры решения бизнес-задач с использованием предлагаемого продукта
Автоматизация процессов целевого управления, премирования, оценки и развития персонала в компании «RG Brands Kazakhstan»
Группа компаний UMATEX (входит в ГК «Росатом») автоматизировала систему управления КПЭ (KPI) по методологии системы ...
Внедрение и автоматизация KPI-управления на мясокомбинате «Олимпия»
Отзыв АН КВАДРОТЕКА по внедрению программного продукта "1С:Управление по целям и KPI"
Отзыв ТМ "Приправка" по автоматизации KPI-управления
Отзыв ООО "ТемпТранс" по автоматизации KPI-управления