Что такое процесс адаптации сотрудников (onboarding)? Определение, модели и передовые технологии

Приглашаем принять участие в открытых вебинарах для HR, чтобы более подробно узнать о методологиях и программных продуктах для автоматизации по ссылке. Здесь представлены кейсы и отзывы с нашими клиентами: ссылка.

---

Мы подробно рассмотрим, что такое адаптация персонала, какие действия включает в себя каждый этап этого процесса, почему это должно иметь значение для предприятий с человекоцентричным подходом, шаблоны для адаптации или чек-листы, которые вы можете использовать для достижения превосходных результатов по адаптации, а также автоматизацию и индивидуализацию, как лучшие практики для адаптации персонала.

Содержание

• Что такое адаптация?

• Процесс адаптации сотрудников: как организовать процесс адаптации

• Какова продолжительность адаптации?

• Шаблоны для процесса адаптации сотрудников

• Чат-боты: новейшие наставники

• Лучшие практики по адаптации сотрудников

• Помимо адаптации (онбординг): ротация (кроссбординг) и расставание (офбординг)

• Опыт адаптации, вовлеченность и удержание сотрудников тесно взаимосвязаны

• Меняющееся лицо адаптации сотрудников
  

Что такое адаптация (onboarding)?

Адаптация сотрудников в широком смысле определяется как процесс ознакомления (нового) сотрудника с политикой организации, ролью сотрудника в организации и корпоративной культурой. Она также включает в себя создание среды, в которой сотруднику будут обеспечены достаточно комфортные условия для свободного взаимодействия со своими коллегами и установления социальных отношений на рабочем месте.

В частности, это включает в себя заполнение сотрудником всех документов, предусмотренных трудовым законодательством, и обеспечение его всеми инструментами, необходимыми для качественного выполнения своей работы. Во время адаптации сотрудники узнают, чего ожидает от них организация с точки зрения навыков, стиля общения и отношения к работе.

Мы ознакомились с рядом научных работ и исследований по адаптации и ее эффективности. Выводы всех этих работ можно резюмировать в двух ключевых моментах:

• Найм новых сотрудников не только занимает много времени, но и является дорогостоящим мероприятием. Удержание сотрудников зависит от того, как эти сотрудники, найденные с таким трудом, пройдут процесс адаптации. Если Вы не сможете обеспечить им оптимальную адаптацию, то можете потерять их, что приведет к еще одному дорогостоящему циклу найма
• Успех адаптации сотрудников зависит от эффективности программы адаптации. Чем быстрее сотрудники получат возможность выполнять свою работу, тем быстрее они станут ценными сотрудниками предприятия.

Адаптация - это не только задача HR. Это также ответственность непосредственного руководителя, который знакомит сотрудников с их ролью в компании, с ожиданиями в отношении их эффективности и культурой команды, частью которой они будут.

Кроме того, адаптация связана не только с новыми сотрудниками. Сотрудники переходят на новые должности, что известно как ротация – crossboarding (рассматривается далее в этой статье), и им также, аналогичным образом, необходимо пройти адаптацию. Несмотря на то, что они уже знакомы с корпоративной культурой, культура новой команды может быть несколько иной. Несмотря на то, что они могут знакомы с политикой компании, им все же может потребоваться наставник, который введет их в новую роль.

Давайте перейдем к тому, что же включает в себя процесс адаптации сотрудников.

Процесс адаптации сотрудников: как организовать процесс адаптации

Когда потенциальный сотрудник принимает предложение о работе, он становится частью организации. Процесс адаптации включает следующие шаги:
Рис. 1. Для обеспечения адаптации сотрудников выполните следующие действия

1. Проинформируйте о политике и преимуществах компании.

Предоставьте исчерпывающую информацию о политике компании и преимуществах для сотрудников в первый день работы в организации. Ознакомительное занятие или материалы должны включать в себя все: от положения по страхованию и налоговых обязательствах до политики компании в отношении отпусков, личностного многообразия и учёта индивидуальных особенностей.

На этом этапе также попросите сотрудника заполнить все учетные документы, которые формально подтверждают их статус как сотрудников организации.

В зависимости от страны, в которой вы находитесь, если  цифровые подписи в учетных документах признаются на региональном или федеральном уровне, то вы можете использовать программное обеспечение по адаптации сотрудников, чтобы отправить им необходимую документацию  до их первого рабочего дня в компании. Это означает, что они могут выполнить все формальности заранее и с первого дня стать членом команды.

Использование цифровых подписей также полезно, если вам необходимо подключить удаленных сотрудников к работе в компании.

2. Обеспечьте понимание сотрудником своей роли

Что именно должен делать сотрудник в рамках своей работы? Чтобы помочь ему понять свою роль, важно провести анализ всех его повседневных задач.

Кто передает эту информацию? Здесь лучше подключиться непосредственному руководителю, так как он лучше всех может дать четкое представление о том, что включают в себя должностные обязанности сотрудника.

Эта информация должна быть предоставлена в течение первых 30 дней работы, по мере того, как новый сотрудник учится и постепенно берет на себя ответственность за выполнение должностных обязанностей. На этом этапе важно также познакомить сотрудника с теми, с кем он должен взаимодействует при выполнении своих обязанностей, с членами его команды, а также с членами других команд и с матрицей отчетности для такого сотрудничества.

С помощью автоматизированных решений, как, можно познакомить новых сотрудников с членами своей команды и вспомогательными командами задолго до того, как они присоединятся к организации. Эти программные решения для адаптации сотрудников позволяют каждому члену команды создать онлайн-профиль, через который новый сотрудник сможет узнать больше о членах своей команды. Точно так же новый сотрудник может создать свой собственный профиль и представиться членам своей команды задолго до того, как он приступит к работе в организации.

Даже в случае ротации кадров вы можете заранее поделиться профилями сотрудников новой команды.

В чем выгода? Уже с самого первого дня между новым сотрудником и его коллегами существует определенная степень близости и дружелюбия.

3. Обучение

Обучение является частью долгосрочного процесса адаптации и лучше всего, если оно проводится непосредственным руководителем. Даже самый опытный сотрудник должен пройти стажировку, чтобы понять, как работают процессы в его новой организации или новой команде.

Компании могут начать проводить такое обучение еще до того, как сотрудник приступит к работе в организации. Можно отправить базовые учебные материалы, а сотруднику можно предложить выполнить анализ его должностных задач с помощью  программного обеспечения для адаптации сотрудников .

Программное обеспечение для адаптации сотрудников позволяет HR настраивать индивидуальные рабочие процессы для новых сотрудников, давая им представление о том, что их ждет, когда они придут в компанию.

Программное обеспечение для предварительной адаптации позволяет вам эффективно использовать время до выхода на работу.

Комплексные решения для найма, адаптации и управления данными сотрудников может помочь вам оптимизировать весь процесс адаптации.

4. Познакомьте с корпоративной культурой

Ассимиляция в корпоративной культуре - это непрерывный процесс. Тем не менее, менеджеры по персоналу и руководители подразделений должны дать сотруднику широкое представление о корпоративной культуре, когда он приходит на работу в компанию.

Как они могут это сделать? Один из способов - убедиться, что корпоративная культура отражена в видении и миссии компании.

Ваша организация ориентирована на процесс или на результат?

Насколько легко вашим сотрудникам подойти к вам и обсудить проблему, с которой они сталкиваются на работе?

Насколько открыты менеджеры для разговоров не по рабочим вопросам?

Определите, что понимается подкорпоративной культурой, а затем убедитесь, что эта культура доведена до сведения нового сотрудника.

Вы также можете сделать это с помощью своего программного обеспечения для адаптации, которое дает новым сотрудникам прямое представление о членах команды, репутации компании и, как следствие, представление о культуре вашей организации.

5. Помогите сформировать взаимодействие с коллегами.

Хотя это ответственность в этой сфере лежит не только на менеджере по персоналу / отделе кадров, их работа заключается и в том, чтобы способствовать общению сотрудников, даже если некоторые из них не очень открыты для интеграции. Это предполагает создание атмосферы, в которой поощряется дружба между коллегами.

Во многих организациях используется система «напарника / приятеля для новенького», когда назначают одного сотрудника для помощи новому работнику освоиться на рабочем месте, начиная с задач, связанных с работой, и до административных вопросов и всего, что находится между ними.

Однако опрос Hibob показал, что 49% опрошенных сотрудников предпочли бы подружиться со своими коллегами, а не ограничивать свое общение только своим «напарником».

Эта информация, однако, не должна сбрасывать со счетов ценность «напарничества» для нового сотрудника. Не всем комфортно подходить к новым коллегам и налаживать с ними отношения.

Если у новых сотрудников или членов команды возникают простые вопросы, например, как работать с принтером или где взять эргономичную подставку для ноутбука, то напарник может легко в этом помочь. А в эпоху искусственного интеллекта чат-боты (см. ниже) могут стать отличными наставниками для новых сотрудников.

Какова продолжительность адаптации сотрудников?

В нашем недавнем исследовании от Hibob мы обнаружили, что большинство новых сотрудников тратят от двух до пяти часов на ознакомление со своей новой должностью, - говорит Ронни Зехави, соучредитель и генеральный директор Hibob , в эксклюзивном чате с HR– консультантом.

Это количество времени, необходимое для того, чтобы сотрудник подписал свои трудовые документы, а также для общего представления остальной части команды. Однако настоящая адаптация начинается уже после завершения этого процесса.

Программа адаптации может длиться 30 дней, 90 дней, 180 дней или даже 365 дней. Этот этап используется для выполнения всех задач, упомянутых в предыдущем разделе, в условиях постоянной поддержки.

В идеале адаптация начинается или должна начинаться, как только сотрудник ответит согласием на предложение о работе.

Пригласите новых сотрудников присоединиться к внутренним корпоративным платформам до начала их первой трудовой недели, чтобы они могли не только приступить к чтению правил внутреннего трудового распорядка, но и соотнести имена и лица сотрудников, узнать новости компании и вникнуть в социальную или культурную среду компании, как, например, клубы по интересам, которые помогают сотрудникам найти свою нишу, - рекомендует Зехави.

 Рис. 2. Идеальная продолжительность адаптации сотрудника

Хотя в зависимости от компании длительность адаптации сотрудника может варьироваться, весь процесс можно разбить на следующие четыре этапа:

1. От одного дня до одной недели: оценить соответствие, ознакомить сотрудника с функциональными обязанностями.

2. От одной недели до трех месяцев: обучение сотрудника. Знакомство с коллегами, которые играют ключевую роль в его работе. Знакомство с корпоративной культурой.

3. От трех месяцев до шести месяцев: оцените эффективность сотрудника и убедиться, что у него есть все необходимое для оптимального выполнения своей работы. Оцените вовлеченность сотрудника, используя обратную связь.

4. От шести месяцев до года: сотрудник должен иметь полное представление о своей роли, рынке, компании и отрасли. Он должен ассимилироваться в компании и корпоративной культуре.

Шаблон процесса адаптации сотрудников

Чтобы гарантировать получение сотрудником значимого профессионального опыта, начиная с момента найма и адаптации, вы должны обеспечить превосходный опыт адаптации. Это можно сделать, составив адаптационный чек-лист, чтобы новый сотрудник получил всю информацию, необходимую для эффективно начала своей работы.

Ниже вы найдете примеры двух шаблонов адаптации: один для специалистов по персоналу, а другой - для непосредственных руководителей. Хотя процесс адаптации начинается с HR, но, как обсуждалось выше, продолжает его руководитель подразделения.
 Рис. 3. Следуйте этому шаблону по адаптации новых сотрудников и контактирующих с ним членов команды

Шаблон адаптации новых сотрудников для HR
Предварительная адаптация	1. Создать профиль сотрудника в программе по адаптации  2. Убедиться, что предложение о работе было принято  3. Проверить достоверность биографической информации  4. Отправить сотруднику обучающие видео / литературу  5. Согласовать с администрацией назначение рабочего места, печать визитных карточек, таблички с именем, передачу ключа доступа  6. Согласовать с ИТ-специалистами назначение машины (компьютера / ноутбука), получение паролей, создание электронной почты / аккаунта, рабочего телефона, при необходимости
Адаптация. Первый день	7. Заполнить все необходимые формы и документы 8. Проинформировать обо всех льготах и инициировать процесс зачисления в штат 9. Проинформировать о корпоративной культуре, политике и практике 10. Проинформировать о политике использования технологий в компании 11. Представить руководителю и другим членам команды
Адаптация. Первая неделя	12. Ответить на все вопросы, которые могут быть у нового сотрудника  13. Отслеживать состояние дел в течение первой рабочей недели сотрудника  14. Поддерживать контакты с непосредственным руководителем по результатам первой рабочей недели сотрудника 15. Представить высшему руководству вместе с непосредственным руководителем нового сотрудник

 Рис 4. Шаблон процесса адаптации для руководителя. Для руководителя процесс адаптации нового сотрудника более длительный, чем для HR.

Шаблон адаптации новых сотрудников для руководителя
Предварительная адаптация	1. Подготовить график задач для нового сотрудника  2. Назначить напарника, наставника для нового сотрудника  3. Составить план обучения на период адаптации  4. Отправить сотруднику обучающие видео / литературу
Адаптация. Первый день	4. Продолжить введение в должность после первичного инструктажа у HR 5. Представить команде, напарнику, наставнику 6. Проинформировать об испытательном сроке 7. Убедиться, что сотрудником получено от IT и администрации все необходимое для работы: компьютер, рабочее место, табличка с именем, ключи доступа и т.д.
Адаптация. Первая неделя	8. Ответить на все вопросы, которые могут быть у нового сотрудника  9. Отслеживать впечатления сотрудника в течение первой рабочей недели   10. Поддерживать контакты с напарником и наставником нового сотрудника в течение первой рабочей недели 11. Информировать о проектах нового сотрудника 12. Познакомить с основными продуктами компании 13. Познакомить с клиентской базой компании 14. Познакомить с общей культурой компании
Адаптация. Первые 3 месяца	15. Оценить достижения и прогресс нового сотрудника  16. Помочь новому сотруднику в решении проблем  17. Сформировать материалы по первоначальному (срочному) обучению, подготовить последующий этап обучения 18. Повысить ответственность за качество выполнения 19. Отслеживать опыт нового сотрудника в первые 3 месяца работы, оценить его ассимиляцию в рабочий процесс 20. Определить краткосрочные и долгосрочные цели
Адаптация. Первые 6 месяцев	21. Проанализировать краткосрочные и долгосрочные цели  22. Оценить необходимость последующего обучения  23. Заполнить форму эффективности за 6 месяцев 24. Обеспечить ассимиляцию в рабочий процесс
Адаптация. Первый год	25. Проанализировать эффективность  26. Проанализировать потребность в дополнительном обучении и, при необходимости, подготовить план обучения  27. Пересмотреть краткосрочные и долгосрочные цели и обсудить его карьерные перспективы в организации

---

Чат-боты: новейшие герои в сфере адаптации сотрудников

Первоочередной задачей первого дня является ознакомление и оформления всех необходимых документов и информирование сотрудника о правилах, политике и предыстории компании в целом.
Нужно учитывать, что новый сотрудник обычно перегружен уже самим пребыванием на новом месте, и вряд ли он сможет понять всю информацию, которую Вы ему сообщаете.
Как мы рассмотрели выше, именно здесь дружелюбный чат-бот может быть наиболее эффективным. Это чат-бот, к которому Ваш сотрудник может обращаться и задавать вопросы, не стесняясь того, что забыл что-то или не обратил на что-то внимание во время инструктажа.
Вот некоторые из этих вопросов:

• Сколько отгулов я могу взять?
• Можно ли перенести отпуск на следующий год?
• Как часто я могу приводить дочь на работу?

HR Chatbot может быть запрограммирован таким образом, чтобы ответить на все вопросы Ваших сотрудников, как только они у них возникли. Его можно запрограммировать также для перенаправления сотрудников для ответа по вопросам, на которые он не может ответить, к соответствующему специалисту: к вам, в отдел кадров.
Как это влияет на сотрудника? Чат-боты могут по-новому повлиять на опыт сотрудника, создав для него комфортную среду.
Что это значит для Вас? Это экономит время, которое вы тратите, отвечая на повторяющиеся вопросы. Вы можете поделиться всеми необходимыми документами и всеми ссылками на политику компании, но люди, принадлежащие к культуре Googling, не запоминают информацию, неактуальную для них на данный момент. Этого же они ожидают и на рабочем месте.
Если вы сможете оправдать это ожидание, то и у вас, и у вашего сотрудника будет более положительное впечатление от рабочего процесса.
Но это не все. Чат-боты с дружелюбным характером могут быть запрограммированы так, чтобы время от времени проводить опросы нового сотрудника.

• Прошло три дня с тех пор, как Вы здесь. Как Вы себя чувствуете?
• Я заметил, что вы все еще не создали свою учетную запись самообслуживания. Вы хотите, чтобы я сделал это для вас?

Такое общение помогает сотрудникам чувствовать заботу и вовлеченность в организацию. Это также может помочь им быстрее познакомиться с рабочим местом, что сделает их более эффективными в более короткие сроки.

Лучшие практики адаптации сотрудников

Многие сотрудники могут бросить работу буквально после принятия предложения. Вы не можете на это повлиять. Но вы можете повлиять на то, как чувствует себя сотрудник, какой опыт он получает, после его прихода в вашу организацию.

Мы наблюдаем, что в настоящее время меняются тенденции по адаптации сотрудников, так основой процесса адаптации становятся автоматизация и повышение квалификации, и все большее внимание уделяется опыту адаптации. Если раньше это было редкостью и встречалось лишь в некоторых компаниях, то теперь даже небольшие компании вынуждены обратить внимание на качество адаптации и позаботиться о том, чтобы удержать своих сотрудников.

В настоящее время эти тенденции становятся лучшими практиками адаптации. В то время как некоторые из лучших практик остаются актуальными в течение длительного времени, другие представляют собой тенденции, которые превращаются в передовые практики по мере того, как мы движемся к трудовым технологиям будущего. Давайте взглянем.

Рис. 5. Лучшие практики, которые максимизируют опыт адаптации сотрудников

1. Убедитесь, что должность соответствует своему описанию и наоборот.

Часто сотрудникам обещают определенную роль, но при анализе должностных функций обнаруживается несоответствие ожиданиям работника. В упомянутом выше опросе Hibob более 25% сотрудников заявили, что им не предоставили достаточной информации по их работе до того, как они приняли предложение. С другой стороны, 40% заявили, что их работа была именно такой, как было описано в интервью.

Решение этой проблемы требует прозрачного процесса найма, а также прозрачного процесса собеседования. Привлечение кадров на основе такого описания должности, которое кандидаты хотят услышать, а не того, что на самом деле подразумевает под собой вакансия, может стать причиной ухода сотрудников.

Использование инструментов на базе искусственного интеллекта поможет Вам решить эту проблему.

2. Автоматизируйте и персонализируйте процесс адаптации.

В условиях, когда технологии меняют наш стиль работы, жизни и взаимодействия, ни у кого не хватает терпения заполнять кипы бумажных документов. Вместо этого подумайте об установке программного обеспечения для адаптации, которое будет содержать основную информацию для заполнения, а остальное будет поступать из других источников. Сконфигурируйте необходимые процессы одобрения в программе для адаптации таким образом, чтобы новый сотрудник был проинформирован о завершении формальностей.

Проводите замеры и анализ эффективности процесса при помощи настраиваемых уведомлений, панелей управления и отчетов. Чтобы достичь нужных результатов, HR должен с самого начала задать верные значения. Вы можете упростить весь процесс, от проверки документов до проверки биографических данных, от распределения проектов до обмена информацией.

Большая часть программного обеспечения поставляется с системой автоматических напоминаний, которые позволяют отказаться от трудоемкого контроля задач и сосредоточиться на стратегической части адаптации. Правильная адаптация - обязательное условие для успешного взаимодействия с пользователем.

Автоматизированная система адаптации сотрудников поможет сократить часы административной работы в течение первой недели. Это позволит новым членам команды не только сразу же включиться в работу, но и также даст им ощущение сопричастности и возможность узнать больше о компании, отделе и членах команды до первого рабочего дня.

Программное обеспечение для адаптации также можно использовать, чтобы помочь существующим сотрудникам узнать больше о новых членах команды. Представьте себе нового сотрудника, который в первый рабочий день находит на своем столе чашку кофе любимого сорта из любимой кофейни. Такой индивидуальный подход, состоящий из небольших, но значимых жестов, может повлиять на отношение сотрудника к компании в долгосрочной перспективе.

Вы даже можете подумать об использовании с видео в процессе адаптации, чтобы новые сотрудники смогли приступить к своей работе как можно быстрее и комфортнее.

3. Составьте полный график адаптации и придерживайтесь его.

Если вы хотите сделать процесс адаптации более грамотным и свободным от стресса ,воспользуйтесь передовым опытом, используя предложенный выше шаблон для адаптации, для того, чтобы выполнить все, запланированное на первую неделю / первый рабочий день сотрудника. Поделитесь этой таблицей с новым сотрудником, чтобы он знал, чего ожидать.

4. Обсудите все, что нужно, и пропустите то, что не важно

В зависимости от того, что выбирает сотрудник (виды вознаграждения, льготы, условия работы и т. д.), важно разграничить важное и неважное в рамках программы адаптации. Это будет зависеть от должности и функций, от видения непосредственного руководителя.

Например, знание корпоративной культуры должно быть обязательным для каждого сотрудника, а система страхования может таковой не являться, если сотрудник ее не выбрал.

5. Предоставьте полную информацию о политике компании.

Одна из причин, по которой сотрудников бывает трудно удержать, заключается в том, что они до приема на работу не получили достаточно информации о политике компании. Сюрпризы в виде сокращения заработной платы за уход за полчаса до окончания рабочего дня или отсутствие четкой информации по отпускам могут отпугнуть их. В результате, сотрудники покидают организацию практически сразу же, как только приступили к работе в ней.

Правильно оформленный справочник для сотрудников , который они получают на начальной стадии, - отличный способ убедиться, что у них есть вся необходимая информация до начала работы на новом месте.

Этот справочник можно отправить через Вашу платформу для адаптации или даже через корпоративную сеть. Отличная идея – научить Вашего чат-бота отвечать и на такие запросы, потому что не каждый сотрудник в состоянии запомнить все нормы, изложенные в руководстве.

6. Предоставьте ему все, необходимое для работы.

Это подразумевает подготовку рабочего места для сотрудника, изготовление карты доступа, пропуска и помощь в настройке ИТ-оборудования. Кроме того, убедитесь, что все учетные записи для связи и самообслуживания сотрудника созданы до того, как он выйдет на работу.

7. Проведите встречу и поприветствуйте

Важно, чтобы новый сотрудник чувствовал себя желанным участником данного нового коллектива. Убедитесь, что у вас подготовлен список сотрудников, с которыми ему необходимо встретиться в первые несколько дней, и выделите время, чтобы эти встречи состоялись.

Для некоторых должностей необходимо организовать встречу с руководством. Тот факт, что руководители высшего звена уделяют время тому, чтобы познакомиться с ними, заставляет людей почувствовать свою значимость.

В случае территориальной удаленности это прекрасно можно организовать при помощи видеосвязи с генеральным директором. Другие небольшие аспекты, о которых следует помнить, - это приглашение на обед новых сотрудников или членов команды и информирование их об общих правилах компании, чтобы оказать теплый прием сотруднику, чтобы он чувствовал себя достаточно комфортно для интеграции с самого первого дня.

8. Избегайте изоляции в процессе адаптации.

Еще один важный момент, о котором упоминает Зехави, заключается в том, что новые сотрудники обычно сообщают о негативном опыте адаптации, когда их обособляют в качестве нового сотрудника, а не принимают в работу группы, поскольку это может создать дополнительный стресс.

Быть новым лицом в организации утомительно. Но позитивная корпоративная культура и напарник могут это изменить. Поддержка, предлагаемая назначенным наставником / коллегой, поможет облегчить стресс от пребывания в новой среде. И, как уже было упомянуто выше, поддержка чат-ботов может существенно повлиять на процесс адаптации сотрудника.

9. Измеряйте показатели адаптации

Интеллектуальная система адаптации обычно генерирует множество показателей адаптации, которые помогают отслеживать эффективность и результативность процесса. Некоторые из ключевых показателей, которые необходимо отслеживать, - это затраты, степень вовлеченности, затраты на обучение и результативность новых сотрудников, эффективность управления человеческими ресурсами и их удержания.

Некоторые службы персонала идут на шаг впереди, чтобы рассчитать общую рентабельность инвестиций в адаптацию, увязав ее с производительностью, затратами на развитие, статистикой увольнений и программой по повышению квалификации.

Все вместе поможет вам обеспечить эффективность процесса адаптации, так что вы сможете привлечь к себе больше перспективных кадров на достаточно узком рынке труда.

Помимо адаптации (онбординга): ротация (кроссбординг) и обратная связь после увольнения сотрудника(офбординг)

Как упоминалось ранее, ротация кадров (кроссбординг) предполагает использование существующих сотрудников для выполнения новой роли в компании вместо найма внешних кадров. Путем обучения, повышения квалификации или переподготовки сотрудника организация дает ему возможность взять на себя новую роль. Такой сотрудник также должен пройти процесс адаптации, получить информацию о своей новой структуре отчетности, о новых навыках, необходимых для новой должности, и новых ключевых показателях эффективности.Управление процессом ротации персонала также относится к зоне ответственности HR.

Кроссбординг

Помимо применения упомянутых выше передовых практик, существует три способа эффективного кроссбординга (ротации):

1. Определите недостатки в расходах и исправьте их с помощью подходящих специалистов.

Умные менеджеры по персоналу всегда контролируют расходы на подбор персонала и изыскивают альтернативный механизм замещение вакансий, когда работающего сотрудника с нужными способностями и навыками переводят на новую,перспективную должность. Таким образом, при минимальных вложениях возможности сотрудника расширяются, создавая у него чувство принадлежности и соучастия.

2. Четко изложите свои ожидания

Часто сотрудник может чувствовать себя не в своей тарелке от смены роли. Важно дать ему понять, что это не шаг вниз, а способ приобрести новые навыки. Это жизненно важно для того, чтобы он на самом деле вкладывался в расширенную роль и действительно оправдал ожидания.

3. Используйте свою социальную сеть.

Хорошие менеджеры по персоналу всегда держат руку на пульсе. Они улавливают текущие тенденции, собирают данные о разочарованиях на работе и быстро переводят хороших сотрудников на новые должности, прежде чем те начнут смотреть за пределы компании. В основе всех инструментов HR-команды лежит выстраивание взаимоотношений.

Offboarding (Обратная связь после увольнения)

Иногда при увольнении сотрудников администрация ведет себя несколько холодно. Это может вызвать у сотрудников чувство разочарования и негодования и закрыть возможности для их повторного приема на работу в будущем. Вот три способа избежать этого:

1. Создайте впечатление

Независимо от причин увольнения, важно сказать «до свидания» с теплотой и приветливостью, которая не испортит первых впечатлений от  приема на работу (адаптации). Отметьте достижения сотрудника, организуйте прощание и положительно расскажите о нем. Когда-нибудь это может оказаться полезным.

2. Получите обратную связь

Постарайтесь понять, что привело к увольнению сотрудника. У него возникла проблема по работе,  которую не удалось решить? Были ли проблемы с ассимиляцией в корпоративной культуре? Тщательный процесс оформления документов при увольнению не менее важен, чем при адаптации, и поможет предотвратить будущие проблемы текучки кадров.

3. Обеспечьте соблюдение требований

Очень важно обеспечить соблюдение всех протоколов безопасности и нормативных требований, даже если сотрудники покидают компанию через месяцы (или годы) после вступления в должность. Подробный шаблон управления увольнением, график и чек-лист сделают этот процесс надежным и безошибочным.

Опыт адаптации, вовлеченность и удержание сотрудников тесно связаны

Зехави отмечает: «Наши данные показывают, что новые сотрудники больше боятся адаптироваться к административной политике и самой администрации, чем изучить новый протокол или заполнить документы. Если вы обнаружите, что ваш офис подобен клике, то Ваши новые сотрудники это заметят. Офисная среда, в которой отсутствует чувство инклюзивности и общности, может быть чрезвычайно отталкивающей и пугающей для сотрудников, которые только начинают работу в организации.

Так может ли HR это изменить? «Не в одиночку», - говорит Зехави. В обычных офисных условиях HR-команды не работают так тесно с сотрудниками, как руководители подразделений, поэтому для HR может быть сложно что-то изменить. Крайне важно включать тренинги по культуре общения для руководителей, чтобы они могли создать максимально благоприятную рабочую атмосферу для новых членов команды.

В силу своей структурированности программы адаптации новых сотрудников с большой долей вероятности будут способствовать успеху. Они помогают сотрудникам познакомиться с организацией, ее людьми и культурой через ряд запланированных последовательных задач.

Хотя сотрудникам может быть сложно запомнить все сразу, это намного лучше, чем подход «утонуть или выплыть», когда они самостоятельно должны выяснить, как лучше всего выполнить ту или иную задачу на рабочем месте.

Вы не можете предвидеть или избежать некоторых случаев текучки кадров, но текучку, возникающую из-за плохо организованной адаптации, можно контролировать. Нет необходимости говорить, что это достигается за счет обеспечения положительного опыта адаптации сотрудников с первого дня. Точно так же, как первое впечатление имеет значение при знакомстве с обычными людьми, оно важно и когда сотрудники впервые взаимодействуют с организацией в качестве ее членов.

Независимо от того, набираете ли вы сотрудников индивидуально или в группах, важно обеспечить для них единообразие. Этого можно достичь в определенной степени, если вы автоматизируете ключевые задачи и предоставите цифровой опыт адаптации сотрудников, например, заранее предоставив сотрудникам документы о соответствии, структурировав их задачи за них и дав им представление о командах, частью которых они будут.

Кроме того, проводите регулярные ознакомительные опросы в первые 15, 30, 60 и 90 дней. Это служит двум целям. Во-первых, это поможет вам создать последовательную программу адаптации для всех новых сотрудников. Во-вторых, это поможет вам узнать, как поживают ваши новые сотрудники, нужна ли им помощь, или у них есть какие-то особые пожелания для вас. Эти опросы можно проводить через чат-бота, чтобы сотрудники могли пройти их в удобное для них время.

Меняющееся лицо адаптации сотрудников

По мере развития рынка труда, адаптация начинает включать в себя нечто большее, чем просто соблюдение требований и интеграцию в культуру работы. В эксклюзивной беседе с HR-консультантом Роберт Дворак - генеральный директор SilkRoadTechnology, провайдер решений по стратегической адаптации и управлению кадровыми ресурсами, сказал, что адаптация предназначена не только для новых сотрудников. Это распространяется на весь трудовой коллектив.

Подчеркивая важность непрерывного обучения, он сообщил, что руководители отделов кадров должны готовить весь свой персонал, а не только новых сотрудников с необходимыми навыками, и постоянно подготавливать их к новым ролям, имеющим ценность и актуальность для бизнеса. Эти новые навыки включают критическое мышление, активное обучение и гибкое мышление, позволяющее добиться устойчивого соответствия своей организации и своей карьере

Поскольку очень важно, чтобы ваши сотрудники были довольны культурой, в которую они входят, необходимо постоянно вовлекать их в процесс адаптации, чтобы помочь им сохранять значимость в своей работе. Позитивный опыт адаптации с использованием современных технологий приведет к высокой вовлеченности, производительности и продуктивности намного быстрее.

Оригинал статьи: ссылка на источник