Зачем нужна премиальная система оплаты труда и как проводится автоматизация KPI-управления

В последнее время к нам все чаще обращаются с одними и теми же проблемами: неудобно вести учет и расчет показателей результативности (KPI) для большого штата в Excel, отсутствует прозрачность в расчете премий — сотрудники не понимают, из чего она складывается, а руководители не видят, за какие результаты награждают.

• Мы выделили из обращений наиболее распространенные в сфере HR запросы:

• Оптимизировать ручные процессы согласований, чтобы сократить количество необходимых этапов и исключить ошибки;

• Настроить автоматический сбор данных для расчета премий (планы и факты) из удобных источников (Excel, БД на SQL, облачное хранилище и др.);

• Построить организационную структуру, настроить каскадирование целей «сверху-вниз» и / или согласование целей «снизу-вверх»;

• Сделать расчет премий понятным и прозрачным как для сотрудников, так и для руководства;

• Перенести формулы расчета бонусов из Excel в автоматизированную систему;

• Сделать из громоздких регламентов оценки результативности и положений о премировании наглядные карты целей.

Все эти «боли» закрываются автоматизацией KPI-управления. Автоматизация же становится возможной только при внедрении премиальных систем оплаты труда. Мы построили данную статью по возможному сценарию проекта автоматизации, чтобы наглядно показать, из чего состоит данный процесс и как он помогает бизнесу.

Шаг 1. Формирование карт целей по функциям сотрудников

Самое первое, с чем мы сталкиваемся, когда начинаем проект по автоматизации KPI-управления — это формулы, описанные в положении о премировании, которые непонятны для рядового сотрудника. Как правило, формулы для расчета показателей эффективности и премий выглядят, как на рис.1:

Откуда взялись 0.5, 0.8 и прочие значения — неясно. Возможно ли сразу понять расчет, когда в нем, к тому же, фигурируют обозначения коэффициентов: «Котр», «Кдв», «Кпр», «Кчп» и так далее? Сотруднику приходится смотреть в положения и регламенты, чтобы разобраться, как оценена его работа за период.

Наша первая задача — перенести всё это в карты целей, где перечислен состав показателей, указана зона ответственности и прочее. С картами целей сотрудник сможет понять, во-первых, что за показатели он видит, во-вторых, откуда они взялись, как они рассчитываются и как демонстрируют качество его работы за период.

Вот, как это будет выглядеть на примере системы «1С:Управление по целям и KPI»: (рис. 2)

Всего в этой системе учитываются три вида КПР (целевых показателей):

1. Количественные KPI — командные и индивидуальные;

2. Проверяемые — SMART-задачи, цели, проекты;

3. Оцениваемые — стандарты, регламенты, чек-листы.

Важно: результаты данного этапа в первую очередь повысят продуктивность HR-департамента. Ручная работа из Excel-таблиц перейдет в систему и будет производиться автоматически — наглядно, быстро и без ошибок для штата любого размера. Сотрудники же смогу понять, как и за что их оценили по итогу периода.

Шаг 2. Настройка детализации показателей

После того, как мы разложили формулы по картам целей и сделали расчет показателей эффективности понятным, наша задача — определить, какие из наших показателей мы хотим детализировать, чтобы сделать расчет премий прозрачным и понятным для сотрудника. Мы должны отобрать лишнее и сделать акцент только на том, что действительно важно и напрямую влияет на показатели эффективности (и, в конечном итоге, премию).

Главное — отразить результат работы. Показать, из чего сложилось фактическое значение, не создавая «фонового шума» из незначительных показателей.

Факт по показателям у руководителей, как правило, формируется из результатов работы подчиненных. Поэтому нам важно наладить также агрегирование данных к руководителям — они должны видеть, кто в их команде наиболее производителен, а кто — наименее. Агрегирование будет выглядеть следующим образом: (рис. 3)

Система должна показать, от каких сотрудников какие факты пришли. Так руководитель сможет не только проанализировать «внутреннюю кухню» своей команды, но и определить, за какие планы и факты он премирует подчиненных.

Шаг 3. Сбор и использование данных для расчета премий

Следующий шаг — определить, откуда все плановые и фактические значения должны приходить в нашу систему для расчета. Чем больше интеграций с базами-источниками поддерживает премиальная система, тем больше вариантов источников — поэтому мы советуем воспользоваться системой «1С:Управление по целям и KPI». Данная программа поддерживает сбор данных из баз как на платформе 1С, так и из других внешних баз: СУБД на SQL, Olap-кубы, Excel и др.

На рис. 4 вы можете увидеть пример расчетного листа:

Данные в расчетом листе уже отобраны по периодам, суммам, значениям. Чтобы сделать расчетный лист понятнее и нагляднее, а также чтобы отсеять лишнее, администратор системы настраивает расшифровку — рис. 5

Шаг 4. Подведение итогов и оценка результативности: встречи 1-to-1

Автоматизация не может считаться завершенной, если не налажены процессы подведения итогов и оценки результативности в организации. Как бы быстро и прозрачно ни рассчитывались премии и какими бы наглядными ни были показатели эффективности, эффективность будет в разы ниже без регулярных встреч с руководителем по подведению итогов. Такие встречи нужны не только для фиксации достигнутых результатов, их оценке, предоставлению обратной связи сотруднику, но и для утверждения результатов для расчета премии.

На рис. 6 мы проиллюстрировали наиболее распространенный сценарий подведения итогов вручную:

С автоматизацией процессов подведения итогов эта цепь действий значительно укорачивается, процессы проходят в управляемом режиме: сокращается количество ошибок и исчезает рутина, за которую прежде был ответственен HR. Отчетность по статусу процеса подведения итогов также формируется по нажатию одной кнопки. Алгоритмы ведут сотрудника «за руку» по всем этапам согласования и присылают напоминания.

Но далеко не все премиальные системы оплаты труда поддерживают функционал для проведения оценочных сессий и согласования премий. Кроме того, следует учитывать, что это лишь инструмент — процесс нужно настроить в соответствии со сложившейся в компании практикой. Особое значение приобретает автоматизация такого процесса, когда подведение итогов происходит ежеквартально или даже ежемесячно. Без этого HR-у централизованно управлять децентрализованной коммуникацией между менеджерами и сотрудниками – просто невозможно.

Шаг 5. Построение оргструктуры

Центральное ядро всех процессов в компании — организационная структура. Если она построена неправильно, результат всех предыдущих шагов может быть сильно искажен или не достигнут вовсе. Организация процессов постановки целей и подведения итогов происходит в соответствии с реальным подчинением по организационной структуре организации (рис. 7).

1. По подразделениям (рис. 8) — похоже на структуру предприятия, которое используется в 1С:ЗУП. Достаточно гибкий вариант — доступна адресация задач за счет указания нескольких руководителей подразделений, можно назначить функционального руководителя сотруднику, есть детализация подразделения аналитики.

2. По сотрудникам (рис. 9) — чаще всего используется для IT-команд, которые занимаются проектной деятельностью, или в тех организациях, где нужно дробить состав на команды, вне зависимости от его должности и подразделения. Древо строится от человека — есть конкретный руководитель и у него конкретные подчиненные. Такое дерево может быть перестроено в любое время.

Вы сможете выбрать и настроить под себя наиболее подходящий для вашей организации вариант.

Подготовьтесь к автоматизации

Теперь вы знаете, для чего нужна премиальная система оплаты, какую пользу она приносит организации и как проводится автоматизация.

В этих пяти шагах заключен весь цикл автоматизации — не важно, в какой области специализируется ваша компания и какого размера ваш бизнес. Путь у всех один. Чтобы этот процесс внедрения прошел безболезненно, действуйте превентивно: предупреждайте сотрудниках о скорых нововведениях и повышайте к ним лояльность.

Внедряйте только качественные решения, которые предоставляют достаточный и качественный функционал для проведения всех пяти основных шагов. Попробуйте систему «1С:Управление по целям и KPI» на бесплатном демо-стенде или ознакомьтесь с ней на презентации с нашими экспертами.