Что такое система управления по целям: суть, методы и основные этапы

Суть концепции MBO (Management by Objectives) состоит в постановке иерархически организованных целей на длительный период — как правило, на целый год — в результате коллективного обсуждения. Главный принцип управления по целям — цели должны быть составлены по методике SMART. 

Концепция MBO требует выбрать подходящие инструменты для достижения и оценки целей. Один из наиболее популярных инструментов — методика OKR (цели и ключевые результаты). Она состоит в промежуточной (помесячной / поквартальной) постановке и оценке амбициозных целей. Подробнее об этом мы рассказывали здесь.

Вместе с OKR применяются и KPI (ключевые показатели эффективности) — для оценки и управления эффективностью.

Этапы управления по целям

Мы используем следующий алгоритм управления по целям:

1. Формулирование и обсуждение целей.

  Как правило, для реализации данного этапа назначается коллективная встреча руководства и подчиненных на 1-2 часа. Обсуждаются и фиксируются планы на год. Применяется методика SMART. Выбирается средство оценки достижения целей — чаще всего это KPI.   

2. Планирование и выбор инструментов.

На данном этапе выбираются ответственные, планируется бюджет на выполнение поставленных целей, ставятся сроки и условия, назначаются этапы. Вашему коллективу следует избрать собственный подход к управлению. Как один из инструментов может быть выбрана и внедрена на следующем этапе методика OKR. Также разрабатываются ключевые показатели эффективности.

3. Внедрение, реализация и контроль.

Когда цели сформулированы, методики выбраны, ответственные назначены и ресурсы распределены, начинается непосредственно работа. Внедрение MBO состоит в том, чтобы обучить сотрудников новому формату взаимодействия и поставить реализацию «на рельсы». После этого ставятся задачи, назначаются карты целей, разрабатываются KPI — расчет вознаграждения и ежемесячный контроль достижения планов по ним.

Очень важно на данном этапе не «задушить» сотрудников невыполнимыми показателями и SMART-задачами. Помните: задачи должны ставиться так, чтобы служить средством выполнения KPI. Показатели эффективности при этом должны быть напряженными, но вполне достижимыми. Мы уже писали о том, как правильно разработать ключевые показатели эффективности в статье «Идеальная KPI-технология эффективности».

4. Оценка и анализ результатов.

Каждая команда выбирает циклы оценки для себя самостоятельно. Чаще всего это либо месяц, либо квартал. В части анализа следует смотреть, насколько полученные результаты соответствуют заданному на год треку по целям, и корректировать планы при необходимости. Не забывайте собирать обратную связь, чтобы управлять планами эффективнее.

Здесь может проявить себя методика OKR. Ставятся амбициозные цели на некоторый период (месяц или квартал) и выбираются измеримые критерии достижения на этот период — в рамках общего подхода BMO с его планами на год.

5. Выход на новый круг.

Прошел целый год? Самое время подвести итоги, собрать аналитику и поставить амбициозные цели на следующий год. Составленный механизм управления по целям следует поддерживать и совершенствовать, даже если первая попытка вышла неудачной — это не разовая акция, а стиль жизни бизнеса.

Важно: нельзя выделить среди этапов ключевой. Если один из них будет пропущен или выполнен недобросовестно, вероятно, поставленные цели не будут достигнуты.

Преимущества и недостатки MBO

Прежде чем решиться потратить ресурсы на внедрение нового способа управления целями, следует учесть, какие он принесет выгоды и с какими трудностями придется столкнуться.

Преимущества

1. Систематическое составление планов на год и эффективные средства их реализации — то, что дает бизнесу управление по целям. Также MBO запускает в компании процесс грамотного распределения своих ресурсов в длительной перспективе.

2. MBO подходит для бизнеса любого размера — малого, среднего, крупного.

3. Цели бизнеса согласуются на всех уровнях, налаживается взаимосвязь в работе всех отделов на общую задачу. Каждый сотрудник, если начальные этапы MBO пройдены успешно, будет понимать глобальный план компании и свой личный вклад в его реализацию.

4. Система сама по себе начинает мотивировать сотрудников на достижение личных и коллективных результатов, а также стимулирует командную работу за счет повышения объективности оценки персонала (оценка производится на основе не личностных качеств, а фактических показателей и достижений).

5. Реализация глобальных целей происходит за счет выполнения малых, локальных планов. Методика MBO стимулирует разбивку планов на контролируемые малые этапы.

Недостатки

Мы на личном опыте узнали, какие у MBO есть недостатки и смогли подобрать способы их решения.

Недостаток	Решение
1. Низкая эффективность при постановке целей «сверху-вниз» без участия нижестоящего руководства. Вам потребуется хорошая коммуникация и дополнительные (хоть и небольшие) траты времени на обсуждение целей между всеми вовлеченными звеньями.	Организуйте культуру встреч 1-на-1 и регулярного подведения итогов с сотрудниками и их руководством. Это поможет наладить коммуникацию и рационально использовать время.
2. Зависимость успеха от личной мотивации у сотрудников. Неудовлетворенность контролем и сниженная вовлеченность вдвойне негативно скажется на результатах.	Решается правильно разработанными KPI, прозрачной системой премирования за результат и своевременным сбором обратной связи.
3. Трудно и не всегда возможно поставить цели на целый год вперед. Есть сложности и с планированием ресурсов на такой длительный период. Здесь MBO выделяется негибкостью и рисками.	В ваших силах решить эту проблему с помощью периодических циклов оценки и корректировки целей — как на общих совещаниях, так и на индивидуальных встречах.
4. Слишком легко ошибиться: например, поставить несуразное количество целей, тем самым сбив фокус сотрудников и «размазав» вес поставленных планов между ними.	Планируйте не более 3 глобальных целей на весь год. Всё остальное, более мелкое — дробите на цели на квартал или месяц. Еще мельче — на SMART-задачи как средство их достижения.
5. Управление по методологиям OKR и KPI сильно загрузит отдел HR. Тем труднее им будет справляться, чем крупнее бизнес.	Внедряйте автоматизированное решение, которое поможет управлять по KPI и OKR — оно нивелирует денежные и временные затраты, избавит от человеческого фактора и принесет выгоду.

Модифицируйте и дорабатывайте MBO на свой лад, чтобы минимизировать недостатки и адаптировать метод под свои запросы и возможности. Смотрите на успешный опыт коллег, внедряйте специализированные программы.

Как внедрить целевое управление

С процедурой внедрения MBO всё весьма непросто. Один из подходов к внедрению предлагает разбить методику на три части:

1. Вертикальная иерархичность целей;

2. Система оценки эффективности сотрудников;

3. Связь целей сотрудников и организации.

Возможно одновременное внедрение всех трех частей, однако больше выгоды бизнес получит от поэтапного — это, как минимум, позволит распределить ресурсы на длинный промежуток времени и сократить убытки от непредвиденных обстоятельств. 

1. На первом этапе следует внедрить одну из трех составляющих в зависимости от специфики бизнеса. Например, для предприятий с высокой трудоемкостью рекомендуется начинать с системы оценки эффективности, а с ветвистой организационной структурой — с иерархичности целей. После внедрения следует осведомиться: действительно ли компании все еще нужно MBO и есть ли у нее средства на следующий этап.

2. На втором этапе создаются две макросистемы, существующих в организации параллельно: [иерархия + оценка] и [оценка + связь целей]. Первая — про стратегическое управление, вторая — подконтрольная система мотивации. Фактически, формируются все составные части.

3. На третьем этапе две макросистемы объединяются в единую, все составные части интегрируются. Это наиболее ресурсозатратный этап, который требует вдумчивого формирования планов, целей, распределения бюджета, ответственных и т.д.

Такой подход подготавливает организацию к изменениям. Сначала реализуются все базовые принципы — составляющие части MBO — и только затем они объединяются и выливаются в полноценную систему управления по целям.

Известен и другой подход, при котором весь процесс внедрения, фактически, дублирует этапы управления по целям — внедрение, можно сказать, стартует синхронно с непосредственно применением, однако вначале добавляется еще один этап: вовлечение, на котором заранее осведомляют всех сотрудников и демонстрируют выгоды для каждого.

Воробьев Никита, ТопФактор