KPI-Автоматизация как инструмент роста вовлеченности сотрудников

Как и во всех бизнес-процессах, автоматизация позволяет унифицировать и автоматизировать процессы постановки целей, их выполнения, сбора, анализа по показателям, генерацию автоматических отчетов и уведомлений. Главные плюсы автоматизации KPI – она экономит время и ресурсы, повышает точность данных и обеспечивает быстрый доступ к актуальным результатам, а также повышает вовлеченность и лояльность сотрудников к бренду и руководству компании.

Осознанный выбор системы, качественное обучение и техподдержка, а также последовательный подход к внедрению помогают бизнесу успешно использовать систему «1С:Управление по целям и KPI»для тиражирования позитивных управленческих решений. Подробнее об этом – на примере крупного игрока на российском и не только туристическом рынке FUN&SUN.

FUN&SUN – крупная туристическая компания, в состав которой входит туроператор и сеть из более 400 турагентств. В 2022 году клиентами группы стали более полутора миллионов человек. Сейчас FUN&SUN развивает филиальную сеть в нескольких странах, параллельно реализуя чартерные программы в регионах России от Сахалина до Карелии.

Вовлеченность сотрудников как условие эффективности

В прошлом году (в 2022 году, прим. редакции) началась масштабная перестройка туротрасли. Ушли уверенность и привычные сценарии, начала страдать мотивация. Этот переходный период наложился на реорганизацию и ребрендинг внутри FUN&SUN, что повлияло на необходимость повышения вовлеченности каждого сотрудника.

«Важным аспектом работы с сотрудниками в нашем бизнесе всегда был перформанс менеджмент. Мы уверены, что наши сотрудники должны иметь ясное представление о своих целях и стремлениях, равно как и о планах всей группы компаний. Инструментом по повышению вовлеченности стал переход на автоматизированную систему KPI, где четко, прозрачно и наглядно каждый видит свой вклад в собственное развитие и благополучие бизнеса», – рассказывает Марина Назарова, руководитель отдела мотивации и кадрового администрирования FUN&SUN (Russia and overseas). 

Нужна была новая система автоматизации KPI, отвечающая целому перечню параметров и критериев:

• Интуитивно понятный интерфейс для всех уровней сотрудников компании.

• Универсальность: выбор системы, способной адаптироваться под уникальные потребности и бизнес-процессы FUN&SUN.

• Интеграция с существующей системой учета и управления компании.

• Наличие профессиональной техподдержки для оперативного решения возникающих вопросов и проблем.

• Организация обучения сотрудников по использованию системы автоматизации KPI.

• Прозрачность процессов: система должна предоставлять ясную и понятную информацию о процессах и результатам KPI.
  

В FUN&SUN уже была система администрирования целей, однако было решено работать с ТопФактор и разработкой компании - «1С:Управление по целям и KPI», основанной на сочетании эффективности и прозрачности. По словам Марины Назаровой - руководителя отдела мотивации и кадрового администрирования FUN&SUN программный продукт «1С:Управление по целям и KPI» универсален и на 2023 год не имеет коробочных конкурентов.

Обучение и техподдержка

В компании FUN&SUN системой 1С пользуются давно, есть внутренняя техподдержка, обеспечивающая ее функционирование. Однако внедрение нового продукта и обучение пользователей (сейчас в ней работают более 300 сотрудников) потребовало  выделения определенных ресурсов со стороны компании. А именно: выделение проектной группы, четкая ответственность за тестирование и приемку доработанного функционала, соблюдение сроков и тесное взаимодействие с разработчиками вендора продукта.

FUN&SUN и ТопФактор провели более 20 часов обучающих тренингов и семинаров, создали простые и понятные инструкции для пользователей системы, что позволило быстро пройти через «приземление» сервиса в компании. Кстати, техподдержка «ТопФактора» и сейчас постоянно на связи, продолжает настройки системы по задачам турбизнеса.

«Наша глобальная цель в этом обновлении не просто автоматизировать процессы, а сделать наших сотрудников более осознанными в постановке и выполнении целей, добиваясь от каждого сотрудника активного участия и размышлений о своей роли в компании и бизнесе, отслеживать свой прогресс и профессиональный рост. Благодаря программному решению «Топ-фактор» мы, например, можем создать «дерево целей» для каждого сотрудника, подразделения и направления бизнеса, и стремиться к их достижению», – делится Марина Назарова. 

Аналитика: до, во время и после внедрения продукта

Первым шагом в процессе внедрения стал глобальный аудит бизнес-процессов и организационной структуры совместно с HR-дирекцией.

«В компании FUN&SUN мы уделяем большое внимание построению организационной структуры. В новом продукте мы использовали существующие данные из из базы 1С ЗУП. Во многих компаниях подобные задачи становятся одними из самых сложных технических аспектов проекта», – рассказывает эксперт вендора по проектам Performance Management Екатерина Павлова.

Был обновлен и дополнен каталог целей, который вместе с оргструктурой позволял создавать разветвленное и полноценное «дерево целей» с учетом общих целей компании, подразделения, и каскадирования задач каждому человеку. Каждый человек знает, как его цель влияет на общую результативность отдела, дирекции и компании, может в любое время обратиться к системе, проконтролировать выполнение своих целей, внести корректировки или отследить изменение целей от руководителя.

Поддержание организационной структуры в актуальном виде играет решающую роль в согласовании целей и распределении прав. Например, руководитель, используя систему, может легко просматривать цели своей команды исторически (т.е. за определенный промежуток времени может увидеть на каждой должности, кто из сотрудников и как справлялся со своими обязанностями), давать обратную связь и оценивать их результативность. Все это происходит в централизованном и контролируемом HR-администраторами или модераторами процессе, в отличие от ручного подхода, где обратная связь может быть неясной и децентрализованной.

Внутреннее продвижение системы KPI: завлечь, привлечь и даже развлечь?

Для вовлечения сотрудников в постановку целей и работу именно в автоматизированной системе во внутренних коммуникациях FUN&SUN запустили геймификацию и элементы соревнований между бизнес-подразделениями.

Талисман компании – забавная тропическая птичка тукан, стал знаком лидеров и отличников. Так, отделы, которые первыми закрыли, например, постановку целей, получали стикеры и клеили их на ноутбуки. Тем самым они демонстрировали не просто активное участие в процессе, но и продвигали и лидерство их подразделения, и бренд работодателя во внешней среде. 

Вовлечение в игровые механики и поощрение со стороны руководства стимулировало бизнес-единицы не просто формально отчитываться о вводе целей, а подойти к их постановке максимально серьезно и осознанно.

Дойти до каждого в бизнес-процессе

В процессе автоматизации нужно контролировать постановку целей, сбор данных о результативности и четко ставить дедлайн выполнения задач. Для управления показателями было введено разделение на финансовые и индивидуальные показатели. Они отображаются на рабочих столах каждого сотрудника. Там же выводятся задачи, связанные с бизнес-процессом:

• назначение финансовых целей администратором,

• их отображение в карточках сотрудников,

• ввод плановых и фактических значений в специальную форму.

Если представить в виде тайм-лайна, то работник получает задачу на рабочий стол, где он может добавлять и управлять индивидуальными показателями. Затем руководители согласовывают эти показатели, могут вносить корректировки и комментарии. Потом карточки направляются на итоговое согласование в отдел мотивации, который также имеет возможность корректировки и проверки. Если все согласовано, то карточка утверждается, и сотрудники получают уведомление. Бизнес-процесс завершается. 

Все сотрудники могут видеть отображение процесса в системе, получать оповещения и уведомления. Также предусмотрены промежуточные метки в процессе подведения итогов, чтобы система направляла сотрудников и предупреждала о необходимых действиях по постановке целей и проверке показателей.

Отчет, еще отчет

Одним из главных преимуществ автоматизированной системы становится возможность быстрого формирования разнообразных аналитических отчетов. Программный продукт представляет собой конструктор, позволяющий настраивать собственные отчеты так, чтобы они отражали нужные показатели без перегрузки лишней информации. Причем как в виде своеобразного дашборда, так и в таблицах.

Кстати, систему можно интегрировать не только с кадровой системой «1С:ЗУП», но и с другими автоматизированными системами, если они используются (например, с ERP или CRM-системами). Таким образом, сформированные отчеты могут использовать разные виды данных для принятия обоснованных решений и планирования стратегии развития компании. 

Четыре топ-фактора для успешной интеграции «1С: Управление по целям и KPI»

Важна командная игра со стороны заказчика и подрядчика, каждое подразделение, вовлекаемое в процесс, может его затормозить или наоборот, ускорить и активировать.

Обследование компании – максимально честно, открыто, подробно  

Чтобы написать хорошее, полное техническое задание, команде заказчика необходимо на старте определить цели, задачи и сроки внедрения системы, ответственных сотрудников и, конечно, четкую механику работы команд. Здесь недопустим формальный подход. Так, подрядчик должен запросить, а заказчик, соответственно предоставить максимум материалов для анализа и настройки типового решения, чтобы не изобретать велосипед.

Стоит держать в голове, что каждое изменение и доработка требуют времени и ресурсов, и чем позднее они будут вноситься в проект, тем дороже и дольше их будет «встроить» в согласованную конструкцию. На полноценное внедрение и настройку автоматизированной системы уйдет около 6 месяцев.

Коммуникация: быстро, активно, на результат

Трудности перевода с технического на бизнес-язык и наоборот могут стать препятствием в процессе согласования или внедрения новшеств. Этап «притирки»необходим, чтобы разрешить конфликты и найти общие точки соприкосновения в коммуникации.

Важно, чтобы обе стороны открыто обсуждали проблемы и находили наиболее эффективные и удобные решения. Не так важно, где общаются команды, в чате, электронной почте или по видеосвязи, ключевой фактор – полнота и скорость обмена информацией.

Служба единого заказчика или адаптация и гибкость?

Частая смена функциональных заказчиков может представлять представлять определенные риски для проекта, и всем его участникам нужно понимать, насколько необходимо быстро адаптироваться к новым требованиям и ожиданиям.

Потребуются и человеческие ресурсы: отпуск, больничный, повышение, и процесс, когда проект переходит из ответственности одного подразделения в другое. Риски нужно понимать на старте проекта и управлять ими.

Интегрируй это

Отличный сценарий – предоставить исполнителю проекта все необходимые инструменты и обезличенную тестовую базу данных. Это обеспечит точность и скорость понимания ожиданий заказчика от проекта.

Решение интеграционных задач может занять больше времени и усилий, чем реализация дополнительного функционала или создание интерфейса. Будьте готовы к тому, что возникнут трудности, и обсудите возможные риски и препятствия: идентифицируйте потенциальные проблемы заранее и разработайте планы действий для их решения. Это командная игра, а не соревнование в том, чье кунг-фу сильнее.

Расширяем автоматизацию – тиражируем позитивный опыт

За прошедший год в компании FUN&SUN убедились в эффективности системы, и масштабируют автоматизацию в управлении персоналом и других бизнес-процессах. Так, сейчас, подписан договор на тиражирование программы на английском языке, намечен запуск в ОАЭ уже в 2023 году. В планах внедрить программу в Турции, Египте и других странах, где есть бизнесы FUN&SUN.

«Наша глобальная цель в автоматизации KPI заключается в объединении всех сотрудников и стран в единое пространство целей и результатов. Это поможет повысить вовлеченность и подчеркнуть, что мы все работаем для процветания бизнеса и счастья наших клиентов», – уверена Марина Назарова.

Редакция ТопФактор