2018 год показал, что тема гибких льгот остается одной из самых актуальных в области социального пакета- появилось несколько интересных проектов с нестандартными подходами к реализации, произведено внедрение системы гибких льгот в одной из крупнейших российских корпораций, а на годовой конференции Mercer Marsh, посвященной льготам и бенефитам, гибким льготам был посвящена отдельная секция, с презентацией проведенного исследования.
По данным исследования (146 компаний, 86% из которых представляют международные компании) почти 60% внедрили/находятся в процессе внедрения/планируют внедрить в ближайшие 5 лет систему гибких льгот.
Наверное нет смысла описывать все преимущества системы гибких льгот, она была подробна описана нашими коллегами из более чем 8 компаний во втором номер Журнала “Льготы и Бенефиты”, а также в других номерах Журнала, что же интересно, так это причины почему компании не внедряют у себя эти системы.
По данным того же исследования, проведенного Mercer Marsh, 87% респондентов отмечают сложность администрирования, 60% отсутствие IT решения, 57%- отсутствие бюджета, 52% - сложность разработки самой системы. В совокупности 3 из 4 основных причин относятся к отсутствию IT решения, способного снять “головную боль” с сотрудников C&B.
Т.е. можно сделать вывод, что появления доступного IT решения в этой области способно кардинально изменить систему предоставления социального пакета в России, и, как в свое время ДМС, стать одной из обязательных опций, для привлечения и удержания высококвалифицированных специалистов.
Нашей командой выполнена задача по формированию требования к автоматизированной системе, с целью разработать тиражный программный продукт «Кафетерий льгот и магазин бенефитов», учитывающий лучшую практику на рынке (Best practice) и покрывающий имеющиеся запросы. Основная задача такого продукта: автоматизировать бизнес-процесс по формированию гибкого пакета социальных льгот, сделать его прозрачным, сократить затраты на его администрирование.
Первый важный аспект, на который стоит обратить внимание, что «Кафетерий льгот и магазин бенефитов», как инструмент управления компенсациями и льготами, направлен на решение одной из концептуальных задач «привлечение и удержание сотрудников». Отсюда два важных тезиса: применение «Кафетерия льгот» должно быть реализовано в соответствии со стратегией управления талантами в компании. Тезис второй: любое вознаграждение в современной организации должно стать персонифицированным: это относится как определению уровня вознаграждения от грейда, премирование за индивидуальные результаты, так и формирование индивидуального пакета льгот, учитывающего приоритеты и потребности сотрудника. Любые задачи персонификации вознаграждения, требуют от компаний не только дополнительных затрат (как в ситуации с грейдированием и применением гибких льгот), но часто и изменения базовых бизнес-процессов (как в ситуации с KPI-управлением).
Изучение опыта применения компаниями гибких льгот и бенефитов позволило выделить две основных стратегии применения этого инструмента. Первая – это непосредственно «Кафетерий льгот», который позволяет формировать гибкий пакет льгот и администрировать базовый. Особенностью этого варианта является то, что доступность к тем или иным льготам будет разная для определенных категорий сотрудников, а расчет лимита индивидуального пакета будет зависеть как от региона и стажа, так и категории сотрудника. Имеется возможность компенсации затрат в пределах определенного бюджета сотруднику по уже приобретенным услугам самостоятельно. Цикл формирования такого пакета – годовой.
Вторая стратегия применения инструмента - «магазин бенефитов», в котором сотрудники могут купить себе не только определенные услуги, но и материальные бенефиты. Подобный инструментарий часто применяется либо в небольших творческих коллективах, либо сетевых компаниях для геймификации целевого управления. Размер сумм начислений внутренней валюты магазина бенефитов зависит от результативности сотрудника (KPI) и, как правило, привязан к периоду оценки результативности. Часто подобные корпоративные интернет-магазины работают без определенных временных ограничений и циклов.
Разработка прототипа будет учитывать две стратегии работы, как в формате «Кафетерия льгот», так и в формате «Магазина бенефитов». В ходе проектирования автоматизированной системы решаются следующие технические задачи:
Организация веб-площадки для сотрудников, посредством которой происходит как формирование заказов, так и сбор необходимых документов. Такая площадка соответствует потребительскому опыту, который уже сформировался у сотрудников при работе интернет-магазинами. Часто вопросы удобства (юзабилити), эффективного информирования и вовлечения сотрудников становятся ключевыми, чтобы проект гибких льгот достиг своих целей. Для этого может потребоваться встроить такую площадку в корпоративный портал. Как следствие – нельзя воспринимать эту задачу исключительно как «учетную»: это задача по организации процесса, в котором участвуют не только сотрудники c&b, но фактически весь персонал предприятия.
Поскольку для определения размеров лимитов для пакета льгот или суммы начислений внутренней валюты, используется множество критериев: уровень квалификации, стаж, результативность (KPI), регион и позиция сотрудника и т.д., то необходимо регулярно получать эту информацию из существующих кадровых систем и инструментов оценки результативности (performance management);
Несмотря на то, что часто компании формируют пакет льгот раз в год, требуется регулярно администрировать взаимодействие с провайдерами из-за кадровых транзакций: прием, увольнение, перемещение;
Каждая номенклатура льгот и бенефитов может иметь множество характеристик, которые необходимо выбирать в веб-форме на сайте (например, программа ДМС, виды фитнес-программ и т.п.). Как следствие, может потребоваться интеграция со справочниками провайдеров услуг;
С учетом описанных задач, автоматизированная система «Кафетерий льгот и бенефитов» состоит из двух относительно самостоятельных модулей:
1. Веб-портал (интернет-магазин), с которым взаимодействуют сотрудники предприятия;
2. Учетный модуль, который ориентирован на решение задач по администрированию заказов сотрудника, поддержке алгоритмов расчета лимитов, поддержки процедуры контрактации с провайдерами, а также формирование аналитической отчетности по работе «кафетерия», а том числе формирование бюджета затрат на льготы и бенефиты.
Функциональная схема автоматизированной системы «Кафетерий льгот и бенефитов» выглядит следующим образом:
Веб-портал (кафетерий) реализуется на базе технологий UMI, и поддерживает следующие базовые функции:
Личный кабинет сотрудника с информацией по имеющимся лимитам, стаже работы, базовом пакете льгот; возможным дополнительным льготам;
Процедура оформления заказа на льготы и бенефиты, загрузка документов для получения компенсаций и льгот;
Справочная информация по провайдерам, рейтинги по льготам и бенефитам и провайдерам;
Возможность проводить опросы и голосования;
Отчеты: статус по оформленным льготам и бенефитам. Информация по текущему и предыдущим периодам;
Разработка административного модуля ведется на базе платформы 1С:Предприятие и поддерживают следующие функции:
Загрузка списка сотрудников из 1С:ЗУП (SAP) с информацией о стаже, грейде, отработанном времени;
Настройка алгоритма расчета лимита на льготы и бенефиты для разных категорий сотрудников с учетом стажа, выполнения КПЭ и др. условий;
Ведение номенклатуры льгот и бенефитов, заключение договоров с провайдерами;
Администрирование оформленных заказов в кафетерии (сбор документов с сотрудников, рассылки)
Очевидно, что для полноценного функционирования системы потребуется интеграция с существующими учетными системами как внутри предприятия, так и с учетными системами внешних провайдеров. Обмен данными, как правило, носит двусторонний характер.
Выбор в сторону технологий «UMI» и «1С» продиктован тем, что, во-первых, указанные технологии позволяют реализовать функционал в короткие сроки, имеют возможности для кастомизации (адаптации) под запросы конкретного предприятия, а во-вторых, имеют широкое применение на рынке и большой выбор подрядчиков и специалистов, готовых провести адаптацию и внедрение., что позволяет преприятиям самим дорабатывать модули, при необходимости
В ходе разработки требований к прототипу уже были учтены требования и рекомендации специалистов ряда крупнейших российских и международных компани, уже внедривших у себя кафетерий льгот.
В заключении, хотелось бы пригласить к сотрудничеству сотрудников служб c&b тех компаний, которые находятся на этапе принятия решения о внедрении описанных в статье технологий. На текущем этапе реализации проекта, имеется возможность принять участие в работе группы по формированию требований к прототипу автоматизированной системы. В этом случае тиражный программный продукт позволит без доработки решить те задачи, которые стоят перед Вашим предприятием.
Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи. Для того, чтобы оставить комментарий, пожалуйста, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь