4 совета, которые помогут адаптировать нового сотрудника

Онлайн-гипермаркету «ВсеИнструменты.ру» в момент резкого роста приходилось нанимать более 1,5 тыс. новых сотрудников в квартал, и это во время пандемии и удаленной работы. Однако компания справилась с таким потоком, при этом не допустила текучки кадров и повысила количество успешно адаптированных работников в пять раз.

Как им это удалось, рассказала Елена Швецова, руководитель отдела внутрикорпоративных коммуникаций.

Успех адаптации сотрудника в компании во многом определяет, как долго и успешно он будет в ней работать. Компания заинтересована в скорейшей адаптации нового сотрудника, чтобы обеспечить ему максимально плавное погружение в рабочую среду с сохранением эффективности. 

С самого основания компании мы проводили адаптационные welcome-тренинги в офисе, в 2006 году это называлось «встречи с новичками». В 2017 году после того, как штат компании перешагнул за тысячу человек, мы поняли, что нам необходимо разработать систему адаптации. Тогда появился «Набор новичка» и «Книжка нового сотрудника». 

Систематизируйте процессы

Когда количество новых сотрудников в месяц не превышало 50 человек, у нас была возможность проводить с ними почти индивидуальное обучение: собирать группами и рассказывать о том, как устроена компания и рабочие процессы внутри. Сейчас у нас от 300 новичков в месяц, которые находятся в разных городах.

Для нас очень важно сохранять то, что мы дотрагиваемся до каждого. Без выстроенной системы адаптации это невозможно было бы сделать. Она  универсальна: ее проходят как менеджеры розничной сети, так и топ-менеджеры.

Первое, что получает от нас новый человек в команде, — приветственное письмо на корпоративную электронную почту, в котором сотрудник может ознакомиться с  регламентами, важными ссылками и корпоративными справочниками. Далее в течение двух недель он проходит очный или дистанционный welcome-тренинг в формате квеста. После этого еще две недели новичок изучает на портале видеоматериалы о нас и проходит тестирования.В первые дни работы нового сотрудника знакомят с наставником и выдают лист с целями, которые нужно достичь для прохождения испытательного срока. Сотрудники офиса вместе с наставником проходят погружение в различные подразделения, а менеджеры отдела продаж — еще и обучение по продукту и продажам с последующими аттестациями.

Благодаря нововведениям нам удалось повысить количество успешно адаптировавшихся сотрудников в пять раз. В процессе разработки системы адаптации участвовала команда из пяти специалистов.

Структурируйте информацию о компании

Для всех новых сотрудников без исключения и в обязательном порядке проводят welcome-тренинг, на котором руководитель отдела внутрикорпоративных коммуникаций знакомит их с миссией, ценностями и целями компании. Цель тренинга — снизить градус стресса, который испытывают люди в первые дни на новом месте. Welcome-тренинги отличаются в зависимости от отдела: бывают в игровом формате, очные или удаленные, так как большая часть штата работает удаленно.

После welcome-тренинга сотруднику предлагается пройти на корпоративном портале «Курс новичка», который включает в себя три блока: 

1. Корпоративный — про миссию, ценности, культуру, ДНК и общие вопросы о компании.
2. Продуктовый — про товар, которые мы представляем на рынке.
3. Про систему и процессы —  общая информация об 1С, CRM для понимания  функционала основных рабочих программ, которые используются в компании. 

Каждый блок включает презентацию и тест для закрепления пройденного материала. На прохождение курса отводится две недели. Если сотрудник не прошел тесты (на это дается две попытки), руководитель отдела выходит с ним на связь, чтобы выяснить, проблему и помочь ее решить.Успешное прохождение новым сотрудником welcome-тренинга и «Курса новичка» влияет на длительность испытательного срока. 

По его истечению HR-отдел оценивает результат сотрудника и его впечатления.

Рекомендую обязательно включать в тренинг следующие блоки:

• базовые понятия компании: ценности, миссия, цели (зачем, для кого и как работаем);
• историю и интересные факты о месте, куда устраивается человек;
• ключевые проекты на ближайшие два года: к каким показателям стремимся, на чем сосредоточены усилия;
• структура компании (краткое описание функционала каждого структурного подразделения);
• преимущества компании как работодателя.

Собирайте обратную связь

Каждый месяц в течение испытательного срока новые специалисты проходят опрос на корпоративном портале, где оценивают взаимодействие в команде по пятибалльной шкале: комфортно ли им работать, понятны ли задачи, поддерживает ли их руководитель и так далее. Помимо опросника можно оставить дополнительные комментарии. Если они негативные или корректирующие, HR-отдел связывается с руководителем и уточняет, в чем сложности у новичка, удалось ли их решить и какие шаги будут предприняты для того, чтобы негативной обратной связи не поступало впредь. Если у вас нет корпоративного портала, собирать обратную связь можно любым удобным образом: и с помощью обычных Google-форм, и даже с помощью обычного ящика с бумажками.

Раз в полгода в компании проводятся встречи новичков с собственниками, на которых они комментируют важные события в истории компании, отвечают на вопросы и делятся опытом. У нас считается, что самый глупый вопрос, — тот, который не был задан, поэтому никто не стесняется спрашивать интересующие их моменты. 

Отслеживайте результаты

До начала работы над адаптацией сотрудников, которую мы начали в прошлом году, ее процент составлял всего 18%. Сейчас, почти через год, он составляет 92%. Эти числа складываются из количества работников, которые успешно прошли начальные этапы — welcome-тренинг и «Курс новичка». Каждый месяц показатели направляются собственникам компании, генеральному директору и управляющему партнеру, а также руководителям уровня CEO 1, 2, 3. Это не обезличенная статистика — управленцы могут посмотреть данные по каждому сотруднику. 

На сегодня в компанию приходит около 400 человек в месяц. Летом с мая по июль 2020 года было большое пополнение складского отдела: в месяц приходили от 600 до 800 человек. Несмотря на это, eNPS, уровень счастья сотрудников, у новичков стабильно составляет 4,8 из 5 (измеряем по пятибалльной шкале). В то время как общий показатель eNPS сотрудников компании — 4,6 из 5. 

На испытательном сроке мы измеряем индекс лояльности каждый месяц. Если оценка специалиста ниже четырех, HR-отдел связывается с ним, уточняет причину и помогает улучшить ситуацию.  

Как получить максимум

Алгоритм

1. Нанять на работу специалиста, который будет отвечать за адаптацию сотрудников: разработать методику, провести тестирование, проанализировать результат и провести работу над ошибками.
2. Создать информационный блок о компании, закрепляющий тест по нему и наладить сбор обратной связи у новых сотрудников
3. Своевременно замечать и работать над точками роста, которые поступают от работников в обратной связи. Мы анализируем адаптацию новичков трижды в неделю (следим за прохождением welcome-тренинга и сдачей тестирований), раз в месяц запрашиваем обратную связь. 

Правила подготовки адаптационной базы

1. Донесите сотруднику самое главное в вашей корпоративной культуре и ценностях. Пусть это будет даже небольшая книжка о самом главном, но она уже поможет новичку понять компанию быстрее. 
2. Выделите наставника, куратора и друга для новичка. Частая ошибка: наставником считается непосредственный руководитель и сильно недооценивается влияние дополнительного куратора.
3. Создайте систему, в которой адаптация будет работать не только на словах. Добавьте критерий результата, который можно просчитать, что будет считаться успешной адаптацией.

Анализ результатов адаптации на нашем примере

1. eNPS — на корпоративном портале мы дважды в год проводим анонимный опрос из 15 вопросов.
2. Показатель адаптации новых сотрудников — он складывается из количества людей, успешно прошедших «Курс новичка» и welcome-тренинг.
3. Показатель текучки новичков — процентное соотношение числа уволенных к среднесписочной численности штата за период. В нашем случае по итогам года в целях было не более 5%, а получилось 4,1%. На испытательном сроке в целях стояло не более 3,5%, а сегодня показатель — 1%.