Если вакансия не закрыта вовремя, сколько это стоит бизнесу?

Мы можем овладеть уникальной технологией, приобрести заводы, оборудование, прописать бизнес-процессы, провести обширную маркетинговую кампанию, но если у нас не будет нужных специалистов, то бизнес ждут серьезные проблемы. Компания терпит убытки, когда вакансии не закрываются вовремя. Но как посчитать, сколько стоит бизнесу незакрытая вакансия?   

Расчет данного показателя будет зависеть от нескольких важных факторов, таких как категория должности, наличие сотрудников, выполняющих аналогичные действия, период поиска нового сотрудника, затраты на его подбор, период ввода в должность и выхода на плановые показатели, период адаптации, упущенная выгода предприятия и риски, возникающие при отсутствии того или иного специалиста   

Итак, давайте разбираться по порядку. Для удобства предлагаю все расчеты производить в рамках рабочего месяца. Далее эти данные можно разложить на дни, недели или использовать для расчета другого периода. 

Во-первых, необходимо посчитать, сколько стоит закрытие одной вакансии в нашей организации. Для этого важно учесть внутренние и внешние затраты: 

1. Заработную плату рекрутера либо стоимость работы кадрового агентства; 
2. Стоимость платных ресурсов для размещения вакансий (сайты, группы, объявления, реклама и т. д.);
3. Стоимость времени руководителя, которое затрачивается на проведение собеседований; 
4. Затраты на дополнительные сервисы, используемые при подборе (программное обеспечение для учета кандидатов, проведения видеоинтервью, тестирования, а также время, требуемое на проверку выполненных заданий экспертами, и т. д.); 
5. Дополнительные затраты, связанные с подбором персонала. Сюда могут относиться реферальные программы (доплаты за рекомендации), стоимость аренды офисов, используемых при подборе, оплата электроэнергии, использования компьютерной техники, расходов на канцелярию и др. 

Во-вторых, нам понадобятся данные о времени, которое требуется на адаптацию специалиста. Адаптированным можно считать сотрудника, который вышел на плановые показатели по продажам, количеству обрабатываемых документов или др. Время, необходимое на адаптацию сотрудника, важно учесть при расчете затрат. Например, менеджеру по продажам необходимо пройти вводный курс обучения, изучить продукт, принять или сформировать клиентскую базу, и только после этого он будет выполнять план по продажам в полном объеме. Допустим, что на все эти действия в среднем уходит около двух месяцев. Тогда нам необходимо учесть заработную плату за два месяца в расходах, так как сотрудник получает оклад (а возможно, и какие-то дополнительные выплаты), но при этом не приносит дохода организации. Также нужно учесть затраты на обучение сотрудника (заработную плату тренера, расходные и методические материалы), на приобретение спецодежды и др.

В-третьих, бизнес несет потери при незакрытой вакансии, так как имеет убытки в виде упущенной выгоды. Этот показатель не всегда можно рассчитать однозначно, так как он зависит от нескольких факторов. Мы возьмем один — категорию должности, на которую подбирается сотрудник. Для удобства разделим персонал на четыре категории: 

1. Сотрудники, осуществляющие продажи или предоставляющие услуги. В этой категории наши расчеты будут включать планируемые на вакантной должности доходы организации от продаж или от оказанных сотрудником услуг. Мы можем оттолкнуться от плановых показателей или взять среднее значение доходов компании от работников, занимающих аналогичные должности. Например, в среднем специалист по продажам приносит ежемесячный доход компании в 1,5 млн рублей, значит, эту сумму мы должны заложить в формулу расчета. 
2. Сотрудники производства. В этом случае нам необходимо посчитать доплаты, которые получают сотрудники, выполняющие работу сверхурочно. Оплата сверхурочной работы происходит в двойном размере (первые два часа в полуторном размере, остальные в двойном (ст. 152 ТК РФ)), а значит, эти расходы также являются дополнительными для организации и их нужно учитывать при несвоевременно закрытой вакансии. 
3. Сотрудники бэк-офиса. К этой категории мы отнесем сотрудников, которые напрямую не влияют на получение прибыли или создание продукта, но без которых деятельность организации затрудняется или вовсе становится невозможной. К таким специалистам могут относиться бухгалтеры, экономисты, HR-специалисты, программисты (там, где IT не является продуктом продажи), маркетологи и т. д. При расчете для данных специалистов необходимо учесть доплаты, которые получат сотрудники, совмещающие должности, либо затраты на временное обслуживание сторонними организациями. 
4. Технический персонал. Часто мы не замечаем работу данных работников, но их отсутствие в какой-то момент может вызвать дополнительные расходы для организации. К таким специалистам относятся уборщицы, сантехники, электрики и др. Для расчета нужно заложить стоимость таких услуг на рынке, так как в любой момент может понадобиться привлечение сторонних организаций для выполнения тех или иных работ.

В-четвертых, важно учесть риски, возникающие в компании при незакрытой вакансии. К таким рискам могут относиться: 

1. Репутационные риски. Репутация показывает, насколько клиенты доверяют компании. Создается она годами, а потерять ее можно, совершив один неверный поступок. Например, менеджер по продажам еженедельно посещал клиентов, но в связи с его отсутствием заявки начали принимать по телефону или этот процесс вообще приостановили — вероятность того, что клиент уйдет к конкурентам, возрастает. При этом он может написать негативный отзыв, который приведет к ухудшению отношений с другими клиентами. Подобные риски сложно просчитываются, однако не стоит про них забывать; 
2. Риски, связанные с наложением административного штрафа при невыполнении тех или иных работ. Например, если у нас не закрыта вакансия специалиста по охране труда и не проводятся необходимые инструктажи, то организации может быть назначен административный штраф в размере от 50 тысяч до 200 тысяч рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ); 
3. Риски, связанные с уменьшением продаж, снижением лояльности клиентов или их потерей в перспективе. Данные риски можно рассчитать на основе предыдущего опыта, проанализировав ситуацию, когда сотрудник отсутствовал.

Источник